7 Kesalahan Penggunaan Email Bisnis dan Cara Menghindarinya

Halo DomaiNesians! Email sering dianggap sebagai bagian sederhana dari operasional bisnis. Tinggal membuat alamat, mengirim pesan, lalu selesai.

Padahal, semakin banyak aktivitas bisnis yang dilakukan melalui email, semakin penting juga cara pengelolaannya. Kesalahan seperti menggunakan satu akun untuk banyak orang, membagikan password, atau mendaftarkan akun perusahaan menggunakan email pribadi bisa membuat komunikasi sulit ditelusuri dan akses akun lebih sulit dikendalikan.

Kabar baiknya, sebagian besar masalah ini bisa dicegah dengan membangun struktur email yang rapi sejak awal.

Berikut tujuh kesalahan penggunaan email bisnis yang sering terjadi di bisnis kecil, beserta cara menghindarinya.

7 Kesalahan Penggunaan Email Bisnis

1. Menggunakan Email Pribadi untuk Semua Kebutuhan Bisnis

Menggunakan Gmail atau layanan email personal saat baru memulai bisnis memang praktis. Misalnya, kamu menggunakan:

untuk menghubungi pelanggan, mendaftar layanan, menerima invoice, hingga mengelola akun penting perusahaan.

Masalahnya, ketika bisnis berkembang, alamat tersebut bisa menjadi pusat berbagai aktivitas yang seharusnya dikelola sebagai bagian dari operasional bisnis.

Dampaknya antara lain:

• Email personal dan bisnis bercampur.
• Identitas bisnis kurang konsisten.
• Pengelolaan akun perusahaan bergantung pada satu alamat pribadi.
• Proses pergantian penanggung jawab menjadi lebih rumit.

Cara menghindarinya:

Mulai pisahkan email personal dan email bisnis. Untuk komunikasi profesional, kamu bisa menggunakan alamat dengan domain sendiri, misalnya nama@namabisnis.com.

Jika membutuhkan layanan khusus untuk mengelola email tersebut, Mailspace dari DomaiNesia menyediakan email hosting dengan harga mulai Rp3.500 per bulan. Layanan ini berdiri sendiri, sehingga kebutuhan email tidak harus bergantung pada resource hosting website.

Dengan begitu, kamu bisa mengelola website dan email bisnis melalui layanan yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

2. Menggunakan Satu Akun Email untuk Banyak Orang

Kesalahan berikutnya adalah menggunakan satu akun email beserta password yang sama untuk seluruh anggota tim.

Misalnya, semua anggota sales menggunakan akun sales@bisnis.com dengan kredensial yang dibagikan bersama.

Cara ini memang terlihat sederhana, tetapi aktivitas di dalam akun menjadi lebih sulit dikontrol.

Dampaknya:

• Sulit mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas komunikasi tertentu.
• Risiko salah membalas email meningkat.
• Password harus diganti ketika ada anggota tim yang tidak lagi membutuhkan akses.
• Pengelolaan akses menjadi lebih rumit.

Cara menghindarinya:

Bedakan antara email personal dan email berdasarkan fungsi atau role-based email.

Contohnya:

• andi@bisnis.com untuk komunikasi personal Andi.
• sinta@bisnis.com untuk komunikasi personal Sinta.
• sales@bisnis.com untuk kebutuhan tim sales.

Alamat berdasarkan fungsi dapat membantu mengelompokkan komunikasi, tetapi tidak otomatis membuat inbox bisa diakses bersama. Jika beberapa orang perlu menangani inbox yang sama, gunakan fitur akses bersama yang tersedia atau atur mekanisme pengelolaannya secara jelas.

3. Membagikan Password Email Sembarangan

Ketika satu akun digunakan bersama, kebiasaan membagikan password melalui chat atau menyimpannya di tempat yang bisa diakses banyak orang sering kali ikut muncul.

Kebiasaan ini meningkatkan risiko keamanan karena bisnis semakin sulit mengontrol siapa saja yang masih mengetahui kredensial akun.

Misalnya, password pernah dibagikan kepada anggota tim yang sekarang sudah tidak menangani pekerjaan tersebut. Jika aksesnya tidak diperbarui, akun masih berisiko digunakan oleh orang yang tidak lagi membutuhkannya.

Cara menghindarinya:

• Gunakan password unik untuk setiap akun.
• Jangan membagikan password akun personal kepada anggota tim lain.
• Aktifkan autentikasi multifaktor jika tersedia.
• Batasi akses berdasarkan kebutuhan pekerjaan.
• Ganti kredensial jika ada indikasi kebocoran atau akses yang tidak lagi semestinya.

Layanan email hosting seperti Mailspace dapat membantu bisnis menyusun akun sesuai kebutuhan pengguna. Namun, keamanan tetap perlu didukung oleh kebiasaan penggunaan password dan pengaturan akses yang benar.

4. Tidak Menggunakan Domain Sendiri untuk Email Bisnis

Alamat email merupakan bagian dari identitas bisnis. Menggunakan namabisnis@gmail.com bukan berarti bisnis kamu tidak profesional, terutama ketika usaha masih baru.

Namun, saat komunikasi dengan pelanggan dan partner semakin banyak, alamat dengan domain sendiri dapat membantu menjaga identitas brand tetap konsisten.

Contohnya:

atau:

Cara menghindarinya:

Gunakan domain yang sesuai dengan nama bisnis. Jika sudah memiliki website, domain yang sama bisa digunakan untuk email agar identitas digital tetap konsisten.

Jika belum memiliki domain, DomaiNesia menyediakan domain .com dengan harga promo Rp134.800 per tahun. Sementara itu, domain .id bisa kamu dapatkan Rp99.000 untuk tahun pertama dengan ketentuan registrasi dua tahun sekaligus. Biaya tahun kedua Rp199.000, sehingga totalnya Rp298.000 untuk dua tahun.

Untuk emailnya, Mailspace tersedia mulai Rp3.500 per bulan. Periksa paket dan jumlah pengguna minimum sebelum memilih agar sesuai dengan kebutuhan tim.

Harga domain dan email dapat berubah mengikuti promo serta ketentuan yang berlaku.

5. Tidak Memiliki Email Berdasarkan Fungsi

Semua komunikasi bisnis menggunakan satu alamat, misalnya nama@bisnis.com.

Pada awalnya, hal ini mungkin tidak menjadi masalah. Namun, ketika volume email bertambah, pertanyaan pelanggan bisa bercampur dengan invoice, komunikasi vendor, dan kebutuhan administrasi lainnya.

Akibatnya, email penting lebih mudah terlewat dan pelanggan mungkin kesulitan mengetahui jalur komunikasi yang tepat.

Cara menghindarinya:

Buat alamat email berdasarkan fungsi yang memang dibutuhkan oleh bisnis. Contohnya:

• info@bisnis.com untuk pertanyaan umum.
• sales@bisnis.com untuk penjualan.
• support@bisnis.com untuk bantuan pelanggan.
• admin@bisnis.com untuk administrasi.
• finance@bisnis.com untuk kebutuhan keuangan.

Kamu tidak harus membuat semua alamat tersebut sekaligus. Mulailah dari fungsi yang paling sering digunakan, kemudian tambahkan alamat lain ketika kebutuhan operasional meningkat.

Pastikan juga setiap alamat memiliki penanggung jawab. Jika sebuah inbox perlu ditangani oleh beberapa orang, tentukan cara akses dan pembagian tugasnya sejak awal.

6. Tidak Mengatur Akses Ketika Karyawan Berganti

Email bisnis tidak cukup hanya dibuat dan digunakan. Aksesnya juga perlu dikelola ketika ada perubahan anggota tim.

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah membiarkan akun tetap aktif setelah seseorang tidak lagi bekerja di perusahaan.

Dampaknya, orang yang sudah tidak terlibat mungkin masih memiliki akses ke komunikasi bisnis. Akun layanan perusahaan yang terhubung dengan email tersebut juga bisa lebih sulit dikelola jika kepemilikannya tidak jelas.

Cara menghindarinya:

Buat prosedur sederhana setiap kali ada anggota tim yang keluar atau berganti peran.

1. Nonaktifkan akun atau cabut akses yang tidak lagi diperlukan.
2. Periksa layanan bisnis yang menggunakan alamat email tersebut.
3. Alihkan komunikasi penting kepada penanggung jawab baru.
4. Ganti password akun bersama jika sebelumnya pernah dibagikan.
5. Perbarui metode pemulihan akun dan daftar pihak yang memiliki akses.

Menggunakan email dengan domain bisnis membantu perusahaan membangun struktur akun yang lebih teratur. Meski begitu, bisnis tetap perlu menetapkan siapa pemilik akun, siapa yang boleh mengaksesnya, dan bagaimana proses pergantian akses dilakukan.

7. Mengabaikan Backup dan Pemulihan Akun

Kehilangan password bukan satu-satunya masalah yang mungkin terjadi. Bisnis juga perlu memikirkan cara memulihkan akses ketika akun bermasalah atau data email perlu dikembalikan.

Tanpa pengaturan yang jelas, proses pemulihan bisa menjadi rumit, terutama jika akun penting masih bergantung pada email pribadi seseorang.

Cara menghindarinya:

• Pastikan alamat dan metode pemulihan akun berada dalam kendali bisnis.
• Aktifkan autentikasi multifaktor jika tersedia.
• Tentukan siapa yang bertanggung jawab membantu proses pemulihan.
• Periksa kebijakan backup dan pemulihan data dari layanan email yang digunakan.
• Simpan informasi penting terkait pengelolaan akun di tempat yang aman dan hanya bisa diakses pihak berwenang.

Jika email sudah menjadi bagian penting dari operasional, layanan email hosting dapat menjadi pilihan untuk membantu pengelolaan email secara lebih terstruktur.

Mailspace DomaiNesia, misalnya, menyediakan backup email berkala secara otomatis. Layanan ini bisa menjadi pertimbangan ketika bisnis membutuhkan pengelolaan email yang lebih terarah. Namun, backup tidak menggantikan kebutuhan untuk mengamankan akses akun dan memahami prosedur pemulihan yang tersedia.

Cara Membuat Pengelolaan Email Bisnis Lebih Rapi

Setelah mengetahui kesalahan yang sering terjadi, kamu bisa mulai memperbaiki pengelolaan email melalui beberapa langkah berikut.

1. Pisahkan Email Personal dan Bisnis

Gunakan email personal untuk kebutuhan individu dan email bisnis untuk komunikasi pekerjaan.

Contohnya:

• Personal: nama.pribadi@gmail.com
• Email bisnis: nama@bisnis.com

Pemisahan ini membantu menjaga privasi sekaligus memudahkan pengelolaan komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan.

2. Buat Struktur Akun yang Jelas

Tentukan alamat mana yang digunakan oleh individu dan mana yang disediakan untuk fungsi tertentu.

Contohnya, setiap anggota tim memiliki email personal berbasis domain, sedangkan sales@bisnis.com digunakan untuk komunikasi penjualan.

Jika inbox tertentu perlu dikelola bersama, pastikan mekanisme aksesnya sesuai dengan fitur layanan yang digunakan. Jangan berasumsi bahwa satu alamat otomatis bisa dipakai banyak orang tanpa pengaturan tambahan.

3. Gunakan Password Unik dan Batasi Akses

Jangan menggunakan satu password untuk semua akun. Berikan akses hanya kepada anggota tim yang membutuhkannya dan perbarui akses tersebut ketika tanggung jawab berubah.

Jika memungkinkan, aktifkan autentikasi multifaktor untuk menambah lapisan perlindungan akun.

4. Buat SOP Penggunaan Email

SOP tidak harus panjang. Tim kecil bisa memulai dari aturan sederhana seperti:

• Email personal digunakan untuk komunikasi individu.
• Email berdasarkan fungsi digunakan sesuai kebutuhan bisnis.
• Password tidak dibagikan sembarangan.
• Akun penting perusahaan berada dalam kendali bisnis.
• Akses karyawan ditinjau ketika ada perubahan peran atau ketika karyawan keluar.
• Setiap inbox memiliki penanggung jawab.
• Prosedur pemulihan akun diketahui oleh pihak yang berwenang.

Aturan ini membantu mengurangi kesalahan tanpa membuat proses kerja menjadi terlalu rumit.

Checklist Pengelolaan Email Bisnis untuk Tim Kecil

Sebelum menganggap pengelolaan email bisnis sudah rapi, coba periksa beberapa hal berikut:

• Bisnis memiliki domain sendiri untuk email profesional.
• Anggota tim memiliki akun sesuai kebutuhan pekerjaan.
• Email berdasarkan fungsi tersedia jika memang dibutuhkan.
• Setiap akun menggunakan password unik.
• Autentikasi multifaktor diaktifkan jika tersedia.
• Akses karyawan dapat dicabut ketika sudah tidak diperlukan.
• Informasi pemulihan akun berada dalam kendali bisnis.
• Backup dan kebijakan pemulihan data sudah dipahami.
• Setiap inbox memiliki penanggung jawab.
• Tim memahami SOP penggunaan email.

Jika masih ada beberapa poin yang belum terpenuhi, kamu bisa memperbaikinya secara bertahap sesuai prioritas dan risiko yang dihadapi bisnis.

Kapan Bisnis Perlu Menggunakan Email Hosting?

Bisnis tidak selalu membutuhkan layanan email hosting sejak hari pertama. Namun, layanan ini mulai layak dipertimbangkan ketika kamu ingin menggunakan domain sendiri, membutuhkan beberapa akun untuk anggota tim, atau ingin memisahkan email bisnis dari kebutuhan email personal.

Mailspace dari DomaiNesia bisa menjadi salah satu pilihan untuk kebutuhan tersebut. Harga awalnya mulai Rp3.500 per bulan, dengan pilihan paket yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Sebelum memilih, perhatikan jumlah pengguna minimum dan maksimum, kapasitas penyimpanan, fitur yang dibutuhkan, serta kebijakan backup. Dengan begitu, kamu tidak perlu mengambil paket yang terlalu besar sejak awal.

Jika bisnis belum memiliki domain, kamu juga bisa mempertimbangkan domain .com dengan harga promo Rp134.800 per tahun. Setelah domain tersedia, gunakan domain tersebut untuk membangun identitas email bisnis yang konsisten.

Pengelolaan Email yang Rapi Dimulai dari Kebiasaan Sederhana

Pengelolaan email bisnis tidak harus rumit. Yang penting, bisnis memiliki identitas email yang jelas, setiap akun mempunyai fungsi, akses dikelola dengan baik, dan anggota tim memahami aturan penggunaannya.

Mulailah dari hal sederhana seperti memisahkan email personal dan bisnis, menggunakan password unik, serta memastikan akun penting perusahaan tidak bergantung pada email pribadi satu orang.

Ketika kebutuhan semakin berkembang, kamu bisa menambahkan email berdasarkan fungsi dan menggunakan layanan email hosting yang sesuai dengan jumlah pengguna serta kebutuhan operasional.

Dengan Mailspace DomaiNesia yang tersedia mulai Rp3.500 per bulan, bisnis bisa mulai mengelola email dengan domain sendiri tanpa harus menjadikan email sebagai bagian dari resource hosting website. Sesuaikan paket dengan kebutuhan tim agar komunikasi bisnis tetap teratur seiring perkembangan usaha.