Konfigurasi Email di Google Workspace Agar Tidak ke SPAM

Hai DomaiNesians! Kita akan membahas cara melakukan konfigurasi email di Google Workspace supaya email yang dikirim tidak masuk ke folder SPAM penerima. Panduan ini menjadi solusi lengkap untuk mengatasi masalah autentikasi email saat menggunakan layanan Google Workspace dengan domain sendiri. Kita akan menelusuri langkah demi langkah mulai dari memahami pentingnya konfigurasi email di Google hingga pengujian akhir agar email terkirim dengan aman dan terpercaya.

Mengapa Butuh Konfigurasi Email di Google Workspace?

Konfigurasi email di Google Workspace merupakan proses pengaturan catatan DNS khusus agar server email Google dapat mengirim dan menerima pesan dengan benar menggunakan domain pribadi. Proses ini mencakup penambahan MX Record, SPF, DKIM, serta DMARC untuk memverifikasi bahwa email benar-benar berasal dari domain yang sah. Tanpa konfigurasi email di Google yang tepat, email akan dianggap mencurigakan oleh server penerima.

Panduan ini merupakan kelanjutan dari artikel sebelumnya di DomaiNesia tentang cara menghubungkan domain utama ke Google Workspace. Artikel tersebut dapat diakses melalui tautan https://www.domainesia.com/panduan/cara-koneksi-google-workspace-ke-domain/. Setelah domain terhubung, sering muncul error yang menunjukkan perlunya penyesuaian pada DNS di registrar domain.

Saat menggunakan Gmail dari Google Workspace tanpa konfigurasi email di Google yang lengkap, email tetap dapat terkirim namun sering masuk ke folder SPAM penerima. Hal ini terjadi karena server penerima tidak dapat memverifikasi keaslian pengirim. Konfigurasi email di Google menjadi penting untuk membangun reputasi pengirim yang baik.

Pada panduan ini kita menggunakan DomaiNesia sebagai registrar, meskipun fitur manajemen DNS pada registrar lain memiliki fungsi serupa. Konfigurasi email di Google tetap mengikuti prinsip dasar yang sama di berbagai platform.

Berikut adalah contoh skenario di mana konfigurasi email di Google Workspace sangat berguna:

1. Saat mengirim email bisnis ke klien, konfigurasi email di Google mencegah pesan masuk SPAM dan meningkatkan kredibilitas.
2. Pada kampanye email marketing, konfigurasi email di Google memastikan tingkat deliverability tinggi.
3. Ketika berkomunikasi dengan mitra kerja, konfigurasi email di Google menghindari kesalahpahaman karena email hilang di SPAM.
4. Untuk notifikasi otomatis dari sistem, konfigurasi email di Google menjamin pesan sampai tepat waktu.

Berikut adalah risiko jika tidak melakukan konfigurasi email di Google Workspace:

1. Email penting masuk SPAM sehingga komunikasi bisnis terganggu.
2. Reputasi domain menurun di mata server email lain.
3. Potensi kehilangan peluang bisnis karena pesan tidak terbaca.
4. Peningkatan bounce rate dan penurunan kepercayaan pelanggan.

Panduan ini akan membahas solusi lengkap untuk semua skenario tersebut melalui konfigurasi email di Google yang tepat.

Cek MX Record di Google Admin Toolbox

Nah, untuk melihat bagian mana dari konfigurasi email di Google yang perlu diperbaiki, gunakan Google Admin Toolbox. Akses alat ini melalui https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/ untuk memeriksa MX Record domain secara menyeluruh.

Google Admin Toolbox dirancang khusus untuk mendeteksi error pada MX Record. Kita dapat melihat satu per satu masalah yang ada dan menyesuaikan DNS Record sesuai rekomendasi Google. Konfigurasi email di Google menjadi lebih mudah dengan alat ini sebagai panduan awal.

Proses Konfigurasi Email di Google Workspace

Setelah mengetahui error pada MX Record melalui toolbox, kita dapat memperbaiki konfigurasi email di Google satu per satu. Langkah pertama adalah login ke akun Google Workspace menggunakan akun admin atau akun utama yang memiliki akses ke Konsol Admin.

1. Ketahui MX Record Google

MX Record berfungsi sebagai penunjuk arah bagi server email untuk mengirim pesan ke server tujuan. Record ini menentukan prioritas server yang menangani email domain tertentu.

Untuk konfigurasi email di Google, gunakan value smtp.google.com sebagai address MX Record. Pada domain registrar, pilih Type MX, masukkan host dengan domain email, dan set TTL/Priority ke nilai 1.

Perubahan MX Record pada DNS Management dapat memerlukan waktu hingga 72 jam sebelum berlaku penuh. Selama masa propagasi ini, email mungkin masih menggunakan konfigurasi email di Google yang lama.

2. Ketahui Aturan SPF Google

SPF Record berfungsi memverifikasi bahwa IP pengirim email diizinkan mengirim atas nama domain. Record ini mencegah pemalsuan alamat pengirim.

Google merekomendasikan SPF Record sebagai berikut:

Salin aturan tersebut ke domain registrar pada langkah selanjutnya. Isi Type dengan TXT (karena SPF disimpan dalam TXT Record), host dengan nama domain email, dan value dengan aturan di atas. Konfigurasi email di Google melalui SPF meningkatkan kepercayaan server penerima.

Perubahan SPF Record memerlukan waktu hingga 48 jam untuk propagasi penuh di seluruh internet.

3. Ketahui DKIM Google

DKIM menambahkan tanda tangan digital pada email untuk memverifikasi integritas pesan. Teknologi ini mencegah perubahan isi email selama pengiriman.

DKIM sangat berguna dalam skenario SPAM, phishing, atau pengiriman email massal. Konfigurasi email di Google dengan DKIM memberikan lapisan keamanan tambahan.

Untuk menerapkan DKIM, lakukan autentikasi email terlebih dahulu melalui Konsol Admin. Akses konsol dengan mengklik ikon profil dan memilih “Konsol admin”.

Pada dashboard Konsol Admin, akses menu Gmail di bawah Google Workspace, kemudian pilih “Autentikasi email”.

Di bagian Autentikasi email, klik tombol “Buat Data Baru” untuk membuat kunci DKIM baru.

Pada jendela “Buat data baru”, klik tombol “Buat” untuk menghasilkan kunci.

Kunci DKIM akan muncul dan siap disalin ke domain registrar.

Tambahkan kunci tersebut sebagai TXT Record dengan host “google._domainkey” dan value berupa string kunci panjang. Konfigurasi email di Google melalui DKIM memerlukan verifikasi setelah penambahan record.

Perubahan DKIM memerlukan waktu hingga 48 jam untuk propagasi dan verifikasi penuh.

4. Ketahui DMARC Google

DMARC berfungsi sebagai kebijakan yang mengatur apa yang harus dilakukan server penerima jika email gagal autentikasi SPF atau DKIM. Record ini memberikan kontrol penuh atas reputasi domain.

DMARC sebaiknya ditambahkan setelah DKIM berhasil diverifikasi. Untuk konfigurasi email di Google, gunakan DMARC berikut:

Salin aturan tersebut dengan Type TXT, host “_dmarc.domainmu.com”, dan value sesuai aturan. Ganti “domainmu.com” dengan domain yang digunakan.

5. Tambahkan DNS Record ke Domain Registrar

Setelah memiliki semua DNS record, akses DNS Management pada domain registrar. Panduan ini menggunakan DomaiNesia, meskipun fitur serupa tersedia di registrar lain.

Akses halaman domain yang dibeli melalui menu “Domains” pada daftar domain.

Pilih domain yang diinginkan pada tabel “My Domains”.

Pada halaman manajemen domain, pilih “DNS Management” dari dropdown “Manage”.

Tambahkan DNS record baru pada kolom di bagian bawah halaman.

Masukkan MX Record, SPF, DKIM, dan DMARC pada daftar DNS Record sesuai nilai yang telah dipersiapkan.

PERHATIAN! Jika menggunakan DomaiNesia, “Host Name” akan otomatis menjadi “@” yang menandakan domain utama. Cukup isi “@” pada kolom host tanpa menambahkan domain lengkap.

Perubahan DNS record biasanya terlihat dalam beberapa menit hingga jam. Pada pengujian panduan ini, konfigurasi email di Google sudah aktif dalam hitungan menit.

6. Pengujian Ulang Email

Setelah menambahkan DNS Record, uji kembali menggunakan Google Admin Toolbox untuk memeriksa MX Record dan autentikasi lainnya.

Selain toolbox Google, gunakan mail-tester.com untuk menguji deliverability email dan menemukan kekurangan lain pada konfigurasi email di Google.

Email Google Workspace Jadi Tidak Masuk SPAM!

Selamat! Kita telah menyelesaikan konfigurasi email di Google Workspace secara menyeluruh mulai dari pengecekan MX Record hingga penambahan DMARC. Dengan MX Record, SPF, DKIM, dan DMARC yang tepat, email dari Google Workspace tidak lagi masuk SPAM penerima. Reputasi domain meningkat, komunikasi bisnis berjalan lancar, dan kepercayaan pelanggan terjaga. Konfigurasi email di Google yang benar menjadi fondasi komunikasi digital yang andal. Sampai jumpa di artikel dan panduan DomaiNesia berikutnya!