Cara Membuat Proforma Invoice untuk Bisnis dan Freelance

Tabel yang jelas berisi: deskripsi barang atau jasa (“Item / Jasa”), jumlah kuantitas (Qty), harga per unit (Unit Price), dan subtotal per baris. Untuk barang: sebaiknya mencantumkan spesifikasi, ukuran, berat, atau kode produk jika relevan. Untuk jasa (freelancer): deskripsi tugas/layanan, jumlah jam atau unit kerja, tarif per unit atau per jam, dan subtotal. Hal ini membuat klien memahami apa yang akan mereka dapat dan berapa biayanya. Jika ada tambahan seperti ongkos kirim, handling, packing, pajak atau bea, bisa juga dicantumkan sebagai baris terpisah.

Setelah semua baris sudáh terdapat, dokumen harus mencantumkan subtotal keseluruhan, lalu tambahan / potongan (diskon, pajak, ongkir) jika ada, akhirnya jumlah total estimasi yang harus dibayar. Syarat pembayaran mencakup: metode pembayaran (transfer bank, PayPal, e-wallet, dll), apakah ada DP (uang muka) atau pembayaran penuh, dan kapan pembayaran diharapkan. Untuk dokumen internasional atau pengiriman barang: penting mencantumkan mata uang transaksi, syarat pengiriman (Incoterms) jika berlaku, serta estimasi waktu pengiriman atau layanan.

Jika transaksi barang: alamat pengiriman (jika berbeda dari alamat penagihan), metode pengiriman/logistik, estimasi tanggal pengiriman atau layanan akan dimulai. Ini membantu menghindari kebingungan dan memudahkan klien merencanakan. Jika layanan/freelancer: bisa mengganti dengan estimasi waktu pengerjaan, milestone proyek, atau tanggal penyelesaian yang diharapkan — agar klien tahu kapan jasa akan selesai. Jika transaksi dilakukan lintas negara, bagian ini juga bisa mencantumkan negara asal barang, kode HS (jika relevan), atau informasi bea cukai sebagai dokumentasi awal.

Penting mencantumkan bahwa ini adalah “Proforma Invoice” dan bukan faktur resmi untuk pembayaran atau akuntansi. Hal ini untuk mencegah salah pengertian. Validitas penawaran: misalnya “Harga berlaku sampai tanggal ____” atau “Penawaran ini berlaku selama 30 hari”. Ini memberi batas waktu agar klien tahu kapan harga bisa berubah. Syarat dan kondisi lainnya seperti: perubahan spesifikasi bisa mengubah harga, pembatalan dapat dikenakan biaya, garansi atau revisi (untuk jasa) dan lain-lain. Mata uang yang digunakan, dan jika ada pajak/PPN/franco atau istilah pengiriman diperlukan, cantumkan juga.

Cara Membuat Proforma Invoice

A) Manual

Membuat proforma invoice secara manual adalah langkah penting untuk bisnis dan freelancer agar estimasi biaya terlihat profesional dan mudah dipahami klien. Proforma invoice ini dapat dibuat menggunakan aplikasi pengolah kata (Word, Google Docs), spreadsheet (Excel, Google Sheets), atau software invoicing sederhana. Pastikan dokumen jelas ditandai sebagai “PROFORMA INVOICE”.

Langkah-langkah:

1. Hitung Semua Biaya Secara Rinci
   • Estimasikan seluruh biaya terkait barang atau jasa, termasuk harga unit, jumlah, ongkos kirim, pajak (PPN), dan biaya tambahan lain.
   • Gunakan mata uang Rupiah (IDR) untuk semua nominal agar klien lokal mudah memahami total biaya.
   • Perkiraan yang akurat membantu mencegah kebingungan atau biaya tambahan di kemudian hari.
2. Gunakan Template dan Tambahkan Informasi Dasar
   • Mulai dari template yang sudah tersedia atau buat sendiri di Word/Excel.
   • Tambahkan judul jelas: “PROFORMA INVOICE”.
   • Cantumkan detail penjual: nama bisnis atau freelancer, alamat, nomor telepon, email.
   • Cantumkan detail calon pembeli: nama, alamat, dan kontak.
   • Sertakan tanggal pembuatan dan nomor referensi unik (bukan nomor faktur resmi).
   • Tentukan periode validitas penawaran (misal, 7 atau 14 hari).
3. Buat Daftar Barang/Jasa yang Jelas
   • Buat tabel rinci untuk setiap barang atau layanan.
   • Sertakan deskripsi, jumlah, harga per unit (dalam IDR), dan subtotal per item.
   • Hitung total keseluruhan transaksi dalam Rupiah.
   • Untuk ekspor/impor, tambahkan negara asal produk dan kode HS (Harmonized System) bila perlu.
4. Cantumkan Syarat dan Ketentuan
   • Tuliskan syarat pembayaran: metode pembayaran (transfer bank, e-wallet) dan jadwal pembayaran (DP dan pelunasan).
   • Untuk pengiriman barang, sertakan alamat pengiriman dan estimasi waktu tiba; jika internasional, cantumkan Incoterms.
   • Tambahkan ketentuan lain seperti garansi, kebijakan retur, atau biaya tambahan.
   • Opsional: tambahkan ruang tanda tangan untuk persetujuan.
5. Review, Kirim, dan Bersiap untuk Negosiasi
   • Teliti dokumen: cek harga, subtotal, total, dan data kontak.
   • Simpan sebagai PDF dan kirim ke klien.
   • Bersiap melakukan revisi jika klien mengajukan negosiasi; proforma invoice bersifat estimasi dan non-binding.
6. Finalisasi Penjualan
   • Setelah klien menyetujui, lakukan pengiriman barang atau pelaksanaan jasa.
   • Buat faktur resmi (commercial invoice) untuk keperluan akuntansi dan pajak, dengan mudah bisa dikonversi dari proforma invoice di software invoicing.

B) Digital

Membuat proforma invoice secara digital menggunakan platform gratis atau freemium sangat membantu untuk bisnis kecil dan freelancer di Indonesia. Metode ini otomatis menghitung total, pajak, dan mempermudah pengiriman serta pelacakan, sekaligus tampil lebih profesional dibandingkan metode manual.

Langkah-langkah Lengkap:

1. Pilih Platform Gratis
   • Gunakan software invoicing gratis atau versi freemium yang mendukung mata uang Rupiah (IDR). Contoh platform: Paper.id (gratis terbatas), Invoice Ninja (gratis hingga 20 klien), atau Invoice Simple (freemium).
   • Pastikan platform memiliki fitur proforma invoice, konversi ke faktur final, dan opsi PDF/email.
2. Isi Detail Bisnis
   • Masukkan nama bisnis, alamat, nomor telepon, email, dan NPWP.
   • Upload logo untuk branding agar tampilan proforma invoice profesional.
3. Masukkan Informasi Klien
   • Tambahkan nama klien, alamat, dan kontak yang jelas.
4. Label Dokumen dengan Jelas
   • Pastikan judul dokumen: “PROFORMA INVOICE” agar berbeda dari faktur resmi.
5. Nomor Referensi dan Tanggal
   • Platform biasanya otomatis membuat nomor proforma invoice unik.
   • Tetapkan tanggal pembuatan dan periode validitas penawaran (misal 7–14 hari).
6. Rincian Barang/Jasa
   • Buat daftar item/jasa: deskripsi, jumlah, harga per unit (dalam IDR), dan subtotal.
   • Platform otomatis menghitung subtotal, total, pajak (PPN), dan diskon jika ada.
7. Syarat Pengiriman dan Pembayaran
   • Tambahkan ongkos kirim, estimasi tanggal pengiriman.
   • Cantumkan syarat pembayaran: metode (transfer bank, e-wallet) dan ketentuan lain seperti garansi atau retur.
8. Review dan Otorisasi
   • Periksa dokumen untuk memastikan semua informasi akurat.
   • Tambahkan tanda tangan digital jika platform mendukung.
9. Generate dan Kirim
   • Platform akan membuat file PDF profesional.
   • Kirim langsung ke klien via email, WhatsApp, atau link aman.
   • Platform gratis biasanya menyediakan pelacakan status dan pembayaran, memudahkan manajemen klien tanpa biaya tambahan.

Tips dan Praktik Terbaik Membuat Proforma Invoice

Agar proforma invoice terlihat profesional dan mudah dipahami oleh klien atau pembeli, penting untuk memperhatikan detail, format, serta kejelasan informasi yang disertakan. Dokumen ini bukan hanya sekadar estimasi harga, tetapi juga cerminan profesionalisme bisnis atau freelancer kamu.

1. Gunakan Template yang Rapi dan Konsisten

• Pilih desain yang bersih, mudah dibaca, dan mencerminkan identitas merek (logo, warna, dan font bisnis kamu).
• Gunakan format digital seperti PDF agar tidak mudah diubah oleh pihak lain.
• Jika memungkinkan, manfaatkan software invoicing gratis seperti Paper.id atau Invoice Ninja agar format selalu konsisten dan mudah diperbarui.

2. Pastikan Label Dokumen Jelas

• Tuliskan dengan tegas di bagian atas: “PROFORMA INVOICE”.
• Gunakan nomor referensi unik dan cantumkan tanggal pembuatan agar mudah dilacak.
• Hindari menulis nomor faktur pajak, karena proforma invoice bukan dokumen pajak resmi.

3. Lengkapi Informasi Bisnis dan Klien

• Sertakan data lengkap kedua pihak: nama bisnis atau freelancer, alamat, kontak, dan NPWP (jika ada).
• Untuk klien perusahaan, tambahkan informasi legal seperti nama perusahaan dan jabatan penerima.

4. Buat Rincian Biaya yang Transparan

• Cantumkan daftar barang atau jasa secara rinci: deskripsi, jumlah, harga satuan, dan subtotal per item.
• Gunakan mata uang Rupiah (IDR) untuk semua nominal agar sesuai dengan standar Indonesia.
• Sertakan total keseluruhan, termasuk biaya tambahan seperti ongkir, pajak (PPN jika berlaku), atau biaya administrasi.

5. Jelaskan Syarat dan Ketentuan

• Syarat Pembayaran: Sebutkan metode pembayaran (transfer bank, e-wallet, atau payment gateway seperti Midtrans/Xendit), serta jangka waktu pembayaran (misalnya, 50% DP dan pelunasan setelah selesai).
• Periode Validitas: Tetapkan masa berlaku harga (contoh: berlaku selama 14 hari) agar penawaran tidak disalahgunakan.
• Detail Pengiriman atau Pengerjaan: Jelaskan estimasi waktu pengiriman barang atau penyelesaian proyek.
• Tambahkan ruang tanda tangan untuk menunjukkan kesepakatan awal atau otorisasi.

6. Tambahkan Catatan dan Disclaimer Penting

• Beri catatan bahwa dokumen ini bukan faktur pajak dan bukan permintaan pembayaran resmi.
• Jika ada kemungkinan perubahan harga karena fluktuasi kurs atau bahan baku, jelaskan di bagian catatan tambahan.

7. Gunakan Software yang Bisa Konversi Otomatis ke Invoice Final

• Pilih sistem invoicing yang memungkinkan konversi otomatis dari proforma ke invoice komersial hanya dengan satu klik.
• Dengan fitur ini, kamu bisa menghemat waktu sekaligus menjaga akurasi data saat transaksi sudah disepakati.

8. Lakukan Review Sebelum Dikirim

• Cek ulang angka, jumlah, dan kontak agar tidak ada kesalahan.
• Pastikan semua deskripsi jelas, tidak ambigu, dan mudah dipahami klien.
• Simpan salinan proforma invoice untuk arsip internal dan audit.

9. Bangun Kepercayaan Lewat Profesionalisme

• Gunakan proforma invoice sebagai sarana membangun kredibilitas di mata klien.
• Dokumen yang rapi, informatif, dan konsisten akan memberikan kesan bahwa kamu adalah mitra bisnis yang serius dan dapat dipercaya.

Dengan mengikuti tips ini, proforma invoice kamu tidak hanya berfungsi sebagai estimasi harga, tetapi juga sebagai alat komunikasi profesional yang meningkatkan kepercayaan dan memperlancar proses transaksi di dunia bisnis maupun freelance.

Rekomendasi Tools Otomatis (Mendukung Rupiah)

Platform	Gratis / Freemium	Catatan
Paper.id	Ya (versi gratis terbatas)	Platform Indonesia, buat invoice & pembayaran digital, mendukung Rupiah, ada opsi invoice gratis.
Mekari Jurnal (alias Jurnal.id)	Free invoice generator / trial	Mendukung proforma, multi-mata uang & PPN, cocok untuk bisnis dengan fitur akuntansi lengkap.
Invoice Ninja	Gratis (hingga 20 klien)	Platform internasional, mendukung IDR, cocok untuk freelancer dan bisnis kecil.
Invoice Simple	Ya (freemium)	Aplikasi web/mobile, mendukung berbagai mata uang termasuk IDR, cocok untuk klien global.
InvoiceOcean	Ya (plan gratis starter)	Alternatif internasional dengan dukungan multi-mata uang, bisa disesuaikan untuk Rupiah.

Proforma Invoice Tanpa Ribet

Proforma invoice adalah alat penting dalam proses transaksi bisnis yang berfungsi sebagai estimasi awal penjualan sebelum faktur resmi diterbitkan. Dokumen ini membantu membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli, sekaligus memberikan gambaran yang jelas mengenai harga, syarat pembayaran, serta rincian pengiriman barang atau jasa. Dengan membuat proforma invoice secara profesional dan transparan, kamu dapat meminimalkan potensi kesalahpahaman dan memperlancar proses negosiasi.

Baik dilakukan secara manual maupun digital, kunci dari pembuatan proforma invoice yang efektif adalah ketelitian, kejelasan informasi, dan konsistensi format. Bagi pelaku usaha dan freelancer di Indonesia, penggunaan template digital gratis sangat direkomendasikan karena lebih efisien, praktis, dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan begitu, kamu bisa mempercepat proses transaksi dan meningkatkan kredibilitas bisnis di mata klien.