Mail Server Adalah Server Penerima dan Pengirim Email Secara Besar- Besaran

Beberapa contoh umum program mail server diantaranya seperti Exim, Microsoft Exchange, dan Sendmail. Mail server akan bekerja dengan program lain untuk membuat sebuah sistem pesan.

Sistem pesan ini mencakup semua aplikasi yang diperlukan agar proses mengirim dan menerima email tetap dapat berjalan lancar.

Misalnya saat email dikirim, program seperti Microsoft Outlook akan meneruskan email tersebut ke mail server.

Kemudian mail server adalah server yang akan meneruskannya ke mail server lain atau ke holding area pada server yang sama untuk di forward suatu saat nanti.

Fungsi mail server

Secara umum server yang menyimpan email ini berfungsi sebagai kantor pos elektronik.

Mail server adalah bertugas mengatur pengelolaan keluar masuknya email dalam jaringan melalui protokol yang berbeda.

Selain itu, juga dapat melakukan enkripsi email sehingga orang yang tidak memiliki kewenangan tidak akan memperoleh akses informasi pada personal mailbox kamu.

Saat ini mailbox dapat mencakup jutaan informasi sensitif mulai dari detail sosial media hingga data keuangan yang ingin dijual oleh peretas.

Beberapa mail server adalah server yang menyediakan fitur keamanan tambahan untuk melindungi keamanan data kamu dari serangan cybersecurity.

Tanpa adanya mesin protokol dan server software, kamu mungkin tidak akan dapat menerima pesan-pesan penting atau time-sensitive email.

Tak hanya itu, juga membuat jaringan dan lalu lintas koneksi email menjadi cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Komponen mail server

Mail server adalah terdiri dari tiga elemen utama sesuai dengan perannya masing-masing.

Tiga elemen tersebut antara lain Mail Transport Agent (MTA), Mail User Agent (MUA) dan Mail Delivery Agent (MDA) dengan penjelasan berikut :

MTA (Mail Transport Agent)

Mail Transport Agent (MTA) merupakan komponen yang berfungsi untuk menyusun, mengirim dan menerima email dari satu server ke server lainnya.

Selain berperan penting dalam pendistribusian email terdapat beberapa tugas lain yang dilakukan oleh MTA seperti memilih server untuk melakukan transfer email, meminta catatan mail exchange, dan merespons ketika terjadi kesalahan (pada saat kamu gagal mengirim email, maka MTA akan otomatis memberikan pesan tanggapan).

MUA (Mail User Agent)

Komponen selanjutnya adalah Mail User Agent (MUA) yang bertugas untuk menyusun, menaya, mengirim, dan menerima email.

Contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan masih banyak layanan lainnya.

Beberapa MUA yang bisa tampak lebih grafis seperti Thunderbird, Evolution, Mutt, dan lain sebagainya.

MDA (Mail Delivery Agent)

Mail Delivery Agent (MDA) adalah sebuah software komputer yang bertanggung jawab mengirimkan email dari server MTA.

MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA) sebab beberapa MTA juga dapat berperan menjadi MDA ketika sedang menambah email baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal.

Protokol mail server

Sebelum mengetahui bagaimana cara kerjanya, kamu perlu tau prosedur protokol terlebih dahulu.

Terdapat dua protokol pada mail server adalah protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP).

Penjelasan detail mengenai dua kategori protokol dapat dilihat pada penjelasan berikut :

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standar untuk distribusi atau pengiriman email.

Tugas protokol SMTP adalah melakukan komunikasi dengan berbagai server untuk mengirimkan pesan dari lokal email ke mail server lainnya.

Pada prosedur ini, SMTP berada di bawah kendali MTA yang ada pada email server kamu.

IMAP (Internet Message Access)

Protokol Internet Message Access (IMAP) memungkinkan kamu untuk dapat mengakses email kapanpun dan dimanapun selama ada jaringan internet.

Ketika kamu membaca email menggunakan IMAP, sebenarnya kamu tidak mengunduh atau menyimpan email tersebut pada perangkat kamu, melainkan membacanya melalui server.

Protokol ini sangat cocok untuk kamu yang sering bepergian dan sering menggunakan beberapa perangkat untuk membuka email.

POP3 (Post Office Protocol)

Protokol ketiga dari mail server adalah Post Office Protocol (POP3). POP3 bertugas menerima sekaligus menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.

POP3 akan bekerja dengan melakukan komunikasi dengan dengan server email kamu, kemudian mengunduh semua pesan baru yang ada di email lokal.

Setelah selesai mengunduh keseluruhan email tersebut, maka seluruh pesan akan menghilang dari server.

Hal ini berarti bahwa jika kamu memutuskan untuk memeriksa email kamu dengan perangkat yang berbeda, seluruh pesan yang sudah kamu unduh sebelumnya tidak akan ada lagi.

Oleh karena itu penting untuk melakukan backup sebelumnya. POP3 ini cocok untuk digunakan jika kamu terbiasa membuka email hanya dengan satu perangkat saja.

Baca Juga: Cara Cara Setting Email pada Aplikasi Mail di Mac Mudah

Cara kerja mail server

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat kita ketahui bahwa mail server bekerja dengan melakukan pengiriman email (sending email) dan penerimaan email (receiving email).

Berikut tahapan cara kerja mail server adalah :

Tahap 1 : Menulis dan mengirim Email

Tahap paling awal dalam proses mail server adalah menulis email, dimana pengguna menuliskan pesan yang akan dikirim menggunakan klien email third-party seperti Outlook.

Setelah menuliskan pesan, proses dilanjutkan dengan mengirimkan email dengan meng-klik Send.

Komponen Mail User Agent (MUA) dari mail server akan melakukan transfer email tersebut. Selanjutnya email penerima atau tujuan akan terkoneksi dengan server SMTP domain kamu.

Tahap 2 : Email tujuan melakukan komunikasi dengan server SMTP

Setelah email terhubung ke server SMTP, email tujuan akan melakukan komunikasi dengan Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP.

Kemudian server akan menyerahkan alamat email pengirim dan penerima, isi pesan dan lampiran tambahan jika ada.

Tahap 3 : SMTP Memproses Alamat Email Penerima

Setelah melakukan komunikasi, komponen Mail Delivery Agent (MDA) akan memproses alamat email penerima melalui SMTP.

Jika nama domain sama dengan nama email pengirim, maka pesan akan dialihkan langsung melalui POP3 atau IMAP.

Namun jika nama domain berbeda dengan nama email pengirim, server SMTP akan berkomunikasi dengan Domain Name System (DNS) untuk menemukan server penerima.

Tahap 4 : Server SMTP pengirim menghubungi Domain Name System (DNS)

Seperti penjelasan yang sudah disebutkan sebelumnya, pada tahap ini Mail Transport Agent (MTA) akan menghubungi DNS melalui SMTP supaya server penerima ditemukan.

DNS akan menerjemahkan nama domain email penerima menjadi Internet Protocol Address (IP Address).

Hal ini terjadi sebab SMTP tidak akan bisa mengirimkan email dengan benar hanya dengan menggunakan nama domain saja.

IP Address inilah yang digunakan sebagai nomor identitas setiap komputer yang terkoneksi internet.

Dengan mengetahui IP Address, maka mail server akan dapat melakukan pekerjaan secara tepat dan efisien.

Tahap 5 : Email terhubung dengan server SMTP

Setelah server SMTP berhasil mendapatkan informasi IP Address penerima, kemudian email yang diserahkan oleh MDA atau MTA dapat terhubung dengan server SMTP penerima.

Proses ini tentunya tidak terjadi begitu saja, perlu melalui sejumlah prosedur hingga akhirnya tiba ke tujuan.

mail server adalah — Sumber : Elements Envato

Tahap 6 : Server SMTP penerima melakukan pemindaian pesan

Pada tahap ini Mail User Agent (MUA) melakukan pemeriksaan pesan yang masuk.

Jika domain dan nama email dikenali maka pesan akan diarahkan ke server IMAP atau POP3.

Setelah itu, email akan ditempatkan pada antrian email hingga penerima mengambilnya atau memperkenankannya untuk diunduh.

Alasan memilih mail server

Terdapat beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam memilih jenis mail server diantaranya :

Keamanan

Layanan mail server harus memiliki alat canggih untuk melindungi informasi yang ada di dalamnya.

Fitur keamanan yang biasanya disediakan oleh email provider seperti enkripsi, antimalware, pemfilteran spam, dan alat pencegahan kehilangan data (data loss prevention tools).

Biaya

Pertimbangan selanjutnya adalah mengenai biaya yang diterapkan.

Mail server lokal biasanya memiliki harga yang lebih mahal di awal (upfront), namun mereka juga menyediakan kontrol yang lebih baik untuk sistem dan keamannya.

Disisi lain, layanan cloud-based email memiliki biaya di awal yang lebih terjangkau dan hanya perlu sedikit pemeliharaan.

Pengarsipan dan penyimpanan

Kamu perlu memastikan apakah vendor mail server menawarkan penyiapan yang cukup untuk pengarsipan email.

Beberapa vendor juga menawarkan otomatisasi pengarsipan yang membuat pesan lama langsung dipindahkan ke arsip.

Kompatibilitas

Beberapa layanan email juga ada yang menawarkan opsi untuk melakukan sinkronisasi dengan aplikasi mobile maupun web-based, seperti aplikasi email, kalender, dan kontak.

Jenis mail server

Terdapat beberapa jenis mail server yang dikategorikan berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. Beberapa diantaranya sebagai berikut :

Sendmail

Sendmail adalah mail server yang beroperasi pada sistem operasi Linux.

Mail server ini sudah eksis sejak tahun 1982 dengan kemudahan pengaturan dan performanya yang bagus.

Sayangnya, dari segi keamanan Sendmail masih perlu banyak perbaikan jika dibanding jenis mail server lainnya yang lebih baru.

Postfix

Postfix merupakan jenis mail server hasil pengembangan dari versi Sendmail.

Bedanya, jenis ini tidak hanya terbatas pada sistem operasi Linux saja, melainkan juga dapat digunakan pada Mac OS X.

Tingkat keamanan dan performa Postfix sudah terkenal jauh lebih bagus dibanding dengan Sendmail.

Qmail

Qmail terkenal sebagai mail server paling aman jika dibandingkan dengan jenis mail server lainnya.

Jenis ini dikenal belum memiliki celah kelemahan apapun yang berefek menimbulkan gangguan atau merusak kinerja pada sistem keamanannya.

Oleh karena itu, provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo menggunakan Qmail.

Contoh mail server

Saat ini sudah banyak mail server yang gratis maupun berbayar yang menggunakan SMTP. Beberapa contoh mail server tersebut adalah sebagai berikut:

Amazon SES

Amazon Simple Email Service (SES) adalah layanan email yang dikenal hemat biaya.

Platform ini berbasis cloud dengan interface SMTP yang dibangun diatas infrastruktur andal dan terukur.

Amazon SES memungkinkan kamu untuk mengirim email transaksional, pesan marketing, atau jenis konten berkualitas tinggi lainnya.

Halon MTA

Halon MTA adalah platform keamanan dan operasi menggunakan SMTP yang digunakan untuk transit email.

Platform ini merupakan sistem pengiriman surat berkecepatan tinggi yang mendukung pengiriman dan penerimaan surat.

Halon MTA cocok digunakan pada perusahaan yang membangun dan mengoperasikan layanan email berskala besar.

Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server adalah platform berbayar yang mencakup email, kalender, kontak, penjadwalan, dan kolaborasi microsoft.

Platform ini digunakan pada sistem operasi Windows Server untuk penggunaan bisnis.

Microsoft merancang Exchange Server untuk memungkinkan pengguna melakukan akses ke platform perpesanan dari perangkat seluler, desktop, dan sistem berbasis web.

OpenSMTPD

OpenSMTPD atau yang dikenal juga sebagai OpenBSD SMTP server adalah MTA gratis yang dikembangkan sebagai bagian dari OpenBSD.

Platform ini mengimplementasikan SMTP untuk mengirimkan pesan pada local machine atau menyampaikannya ke server SMTP lain.

Open-Xchange

Open-Xchange adalah serangkaian software komunikasi, kolaborasi, da produktivitas kantor berbasis web gratis dengan kemampuan email dan penjadwalannya.

Platform ini memungkinkan integrasi penuh mengenai email, dokumen, penjadwalan dan media sosial.

Oracle Beehive

Oracle Beehive adalah software kolaborasi berbayar yang dikembangkan oleh Oracle Corporation.

Layanan ini menggabungkan email, kolaborasi tim, pesan instan, dan konferensi dalam satu solusi.

Mailspace, Email Hosting Milik DomaiNesia

Mailspace merupakan produk email hosting DomaiNesia yang dapat digunakan ketika kamu ingin mengirim email besar- besaran ke pelanggan bisnismu.

Ada beberapa alasan kenapa kamu harus menggunakan produk Mailspace ini daripada email hosting lainnya.

Salah satu nya di Mailspace ini tidak ada hubungannya dengan hosting. Dengan demikian email hosting DomaiNesia menjadi solusi permasalahan penuhnya kapasitas hosting yang mempengaruhi performa email.

Baca Juga : Mengenal Mailspace, Produk Mail Server dari DomaiNesia