Cara Powerful Membuat Mailing List di VPS Ubuntu

Pernah kepikiran gimana cara ngirim email ke banyak orang sekaligus tanpa ribet? Kalau sering berkomunikasi sama komunitas, tim, atau pelanggan, pasti tahu rasanya capek harus copy paste alamat email satu per satu. 

Nah, mailing list bisa jadi solusi biar semua jadi lebih praktis! Dengan mailing list, MyDomaiNesia cukup kirim satu email, dan semua penerima yang terdaftar langsung dapat pesannya. Tidak cuma itu, juga bisa atur siapa saja yang bisa menerima atau mengirim email dalam grup, jadi komunikasi lebih rapi dan efisien.

Kita bakal bahas cara membuat mailing list dengan mudah. Mulai dari persiapan, pembuatan, sampai tips penting biar mailing list tetap aman dan tidak kena spam filter. Biar email yang dikirim bisa maksimal dan tepat sasaran. Yuk, simak tutorial lengkapnya dan optimalkan komunikasi emailmu!

Apa itu Mailing List & Kenapa Penting?

Sumber: Freepik

Mailing list adalah daftar email yang memungkinkan kirim pesan ke banyak orang sekaligus tanpa ribet. Mau komunikasi sama komunitas, pelanggan, atau tim? Tinggal satu klik, semua langsung terima. Tanpa perlu repot kirim satu per satu, mailing list sering dipakai buat bisnis, organisasi, sampai forum diskusi buat berbagi info dengan lebih praktis dan efisien.

Fungsinya juga fleksibel banget. Buat bisnis e-commerce, bisa dipakai buat kirim promo eksklusif. Kalau komunitas, mailing list berguna buat update info penting. Banyak yang pakai juga buat newsletter edukatif biar tetap terhubung sama audiens. Ini bisa jadi cara yang efektif buat menjangkau lebih banyak orang, menjaga komunikasi tetap lancar, dan bikin engagement makin kuat.

Selain hemat waktu, mailing list juga bikin komunikasi lebih rapi dan profesional. Tidak heran kalau banyak bisnis memanfaatkannya buat email marketing atau pengumuman penting. Buat komunitas atau tim, mailing list juga bisa jadi pilihan pas buat koordinasi tanpa harus bergantung aplikasi chat yang kurang resmi. Kalau dikelola dengan baik, bukan cuma soal kirim email, tapi juga cara buat bangun koneksi yang lebih solid dalam jangka panjang.

Persiapan Membuat Mailing List

Sebelum mulai membuat mailing list, ada beberapa hal yang perlu disiapkan:

• Domain & Hosting – Kalau mau pakai email dengan nama domain sendiri (contoh: nama@domain.com), pastikan juga domain dan hosting yang dipakai support fitur email.
• Email Server atau Layanan Mailing List – Bisa pakai email bawaan hosting (seperti cPanel) atau layanan untuk membuat mailing list profesional seperti Mailchimp, Sendinblue, atau Zoho Mail buat pengelolaan lebih mudah.
• Daftar Kontak – Siapin dulu daftar email yang mau dimasukkan ke mailing list. Biar email tidak nyasar ke folder spam, pastikan orang-orang yang masuk ke mailing list memang mau nerima email dari MyDomaiNesia.
• Sistem Subscribe & Unsubscribe – Pastikan orang bisa gampang subscribe atau unsubscribe dari mailing list. Jadi, yang daftar emang beneran mau nerima email, dan yang udah tidak butuh bisa keluar tanpa ribet.
• Aturan & Filter Email – Biar lebih aman, manfaatin fitur moderasi pesan, filter spam, dan aturan pengiriman supaya mailing list tetap rapi dan tidak buat penerima terganggu.

Cara Membuat Mailing List

1. Siapkan Server & Domain

Pengguna memerlukan VPS atau dedicated server untuk menjalankan layanan email. Selain itu, punya domain sendiri membuat email terlihat lebih profesional. Supaya email tidak nyangkut di spam, pastikan pengaturan DNS seperti MX, SPF, DKIM, dan DMARC sudah benar.

2. Install & Konfigurasi Mail Server

Pilih software mail server seperti Postfix, Exim, atau Sendmail buat ngatur pengiriman email. Kalau mau bisa nerima email juga bisa install Dovecot atau Courier. Jangan lupa atur firewall dan keamanan server supaya tetap aman dari serangan.

3. Kelola dan Membuat Mailing List

Biar lebih praktis bisa pakai software mailing list seperti Mailman atau Sympa buat pengelolaan otomatis. Alternatif lainnya, buat email khusus seperti mailinglist@domain.com, lalu gunakan email forwarding supaya pesan bisa diteruskan ke banyak penerima sekaligus. 

4. Kirim Email ke Mailing List

Pakai perintah sendmail atau mailx di terminal buat kirim email ke semua anggota. Kalau mau yang lebih fleksibel, coba pakai script Python dengan package smtplib supaya pengiriman email bisa otomatis.

5. Pastikan Email tidak masuk spam

Supaya email tidak dianggap spam, aktifkan SPF, DKIM, dan DMARC di pengaturan DNS. Selain itu, batasi jumlah email yang dikirim sekaligus biar tidak dicurigai sebagai spammer. Jangan lupa juga atur reverse DNS (rDNS/PTR record) di server supaya pengiriman email lebih lancar.

Kalau semua langkah di atas terasa ribet dan teknis, tenang aja! MyDomaiNesia bisa pakai Email Hosting dari DomaiNesia, yang bikin pengelolaan mailing list jadi lebih gampang tanpa perlu setup server sendiri.

Best Practice dalam Mengelola Mailing List

Sumber: Storyset

Agar mailing list tetap efektif dan tidak dianggap spam, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diterapkan:

1. Pastikan Hanya Subscriber yang Tertarik
   Gunakan metode double opt-in, setelah orang daftar, mereka harus konfirmasi dulu sebelum resmi masuk ke mailing list. Ini bikin daftar email lebih berkualitas karena yang masuk benar-benar orang yang tertarik, bukan asal subscribe atau bot.
2. Gunakan Hook Email yang Menarik tapi Tidak Clickbait
   Pastikan subject email menarik perhatian tanpa terlihat berlebihan atau aneh. Hindari penggunaan kata-kata yang sering dianggap spam seperti “GRATIS”, “DISKON BESAR”, atau “CEPAT KLIK!”.
3. Batasi Frekuensi Pengiriman Email
   Jangan terlalu sering blast email, nanti malah bikin subscriber risih dan akhirnya unsubscribe. Kirim email secukupnya, misalnya seminggu atau sebulan sekali, biar tetap relevan dan tidak ganggu.
4. Sediakan Opsi Unsubscribe yang Jelas
   Jangan mempersulit pengguna yang ingin berhenti berlangganan. Sertakan tombol “Unsubscribe” di setiap email agar mailing list tetap sehat dan berisi subscriber yang benar-benar engaged.
5. Gunakan Email Hosting yang Handal
   Kalau tidak mau repot setup, Email Hosting dari DomaiNesia bisa jadi solusi. Sudah dioptimalkan supaya email tetap profesional dan tidak masuk spam.

Penutup

Kalau mau membuat mailing list, ada dua pilihan. Bisa pilih cara manual tapi harus siap ribet setup konfigurasi server, pengaturan DNS, dan manajemen subscriber biar email tetap terkirim dengan lancar. Prosesnya memang lebih fleksibel, tapi juga butuh pemahaman mengenai server yang cukup dalam. Salah konfigurasi sedikit aja bisa bikin email tidak sampai ke penerima atau malah masuk ke folder spam.

Kalau tidak mau repot, pakai layanan email hosting jadi solusi yang lebih gampang. Dengan email hosting Domainesia bisa langsung bikin alamat email dengan domain sendiri, tambah atau hapus subscriber dengan mudah, dan kirim email ke banyak orang tanpa perlu mikirin konfigurasi server. Ada fitur tambahan kayak filter spam dan optimasi pengiriman biar email lebih aman dan profesional. Jadi tinggal fokus ke konten dan interaksi dengan audiens tanpa harus pusing urusan teknis.