Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, & Perbedaannya

Dalam dunia bisnis, transaksi keuangan tidak hanya sebatas jual beli dan pembayaran. Ada berbagai dokumen yang digunakan untuk memperjelas kesepakatan antara penjual dan pembeli, salah satunya adalah proforma invoice.

Banyak orang masih mengira proforma invoice sama dengan invoice biasa, padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jika invoice digunakan sebagai tagihan resmi yang harus dibayar, maka proforma invoice lebih bersifat sebagai dokumen penawaran atau estimasi sebelum transaksi benar-benar dilakukan.

Memahami apa itu proforma invoice sangat penting bagi pelaku usaha. Dengan dokumen ini, perusahaan bisa memberikan gambaran biaya yang transparan kepada pelanggan, menghindari kesalahpahaman, sekaligus meningkatkan profesionalisme dalam berbisnis.

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen non-resmi yang berfungsi sebagai tagihan sementara atau estimasi biaya sebelum transaksi diselesaikan. Dokumen ini diberikan penjual kepada pembeli untuk memberikan gambaran mengenai detail produk atau jasa, harga, jumlah, hingga syarat pembayaran.

Berbeda dengan invoice biasa yang bersifat final dan digunakan sebagai dasar pembayaran, proforma invoice tidak bisa digunakan sebagai dokumen akuntansi resmi atau bukti transaksi keuangan.

Karakteristik Utama Proforma Invoice

Beberapa ciri khas yang membedakan proforma invoice dari dokumen lain, antara lain:

• Tidak memiliki konsekuensi hukum sebagai tagihan resmi.
• Berfungsi sebagai dokumen penawaran atau estimasi.
• Biasanya digunakan sebelum invoice final diterbitkan.
• Memberikan kejelasan detail transaksi, mulai dari barang/jasa hingga harga.

Perbedaan Proforma Invoice vs Invoice Biasa vs Quotation

• Proforma Invoice vs Invoice Biasa

  • Proforma invoice: bersifat sementara, sebagai estimasi.
  • Invoice: bersifat resmi, sebagai dasar pembayaran.

• Proforma Invoice vs Quotation

  • Quotation: penawaran harga umum tanpa detail transaksi mendalam.
  • Proforma invoice: lebih detail, lengkap dengan deskripsi barang/jasa, jumlah, dan total biaya.

Dengan kata lain, proforma invoice bisa dianggap sebagai tahap lanjutan setelah quotation, namun sebelum invoice final.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice bukan sekadar dokumen formalitas. Ada banyak fungsi penting yang membuatnya sering digunakan dalam transaksi bisnis, terutama ketika melibatkan nilai yang cukup besar atau kerja sama lintas negara. Berikut beberapa fungsi utamanya:

1. Sebagai Dokumen Penawaran Sebelum Transaksi

Proforma invoice berperan sebagai dokumen penawaran resmi dari penjual kepada pembeli. Dengan dokumen ini, pembeli dapat melihat estimasi biaya, detail barang/jasa, serta ketentuan transaksi sebelum benar-benar menyetujui untuk membeli.

2. Memberi Kejelasan Harga dan Rincian Produk/Jasa

Dalam proforma invoice, biasanya dicantumkan informasi detail seperti nama barang, jumlah, harga satuan, hingga total biaya. Hal ini membantu pembeli memahami apa saja yang akan mereka dapatkan dan berapa yang harus disiapkan.

3. Membantu Proses Administrasi dan Pembukuan

Bagi perusahaan, proforma invoice bermanfaat untuk mengatur administrasi transaksi. Dokumen ini dapat dijadikan arsip internal dan acuan saat membuat invoice final, sehingga proses pembukuan menjadi lebih rapi.

4. Digunakan untuk Keperluan Bea Cukai (Ekspor-Impor)

Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sangat penting karena sering dijadikan dokumen awal untuk keperluan bea cukai. Misalnya, saat mengajukan izin ekspor-impor, proforma invoice bisa dipakai sebagai dasar penghitungan pajak dan biaya kepabeanan.

Bentuk Proforma Invoice

Sebenarnya bentuk semua invoice pada dasarnya sama, yakni memuat detail informasi pembelian , nama toko, total yang dibayarkan, dan tanggal dikeluarkannya invoice. Namun, agar kamu tidak bingung bagaimana bentuk Proforma Invoice, pada artikel kali ini akan dicontohkan. Bentuk Proforma Invoice yang dicontohkan hanya memuat bagian utama pada invoice saja karena setiap perusahaan memiliki kebutuha masing- masing dalam mengeluarkan Proforma Invoice.

• Data Pembeli dan Penjual
  Komponen utama pertama yang harus ada dalam membuat Proforma Invoice adalah data pembeli dan penjual (perusahaan). Data pembeli dan penjual digunakan untuk menunjukkan dengan siapa saja proses transaksi dilakukan.
• Tanggal Terbit dan Tenggat Waktu
  Selain data pembeli dan penjual, informasi lain yang harus ada adalah tanggal diterbitkan dan tenggat waktu pelunasan. Hal ini dilakukan sebagai penanda baik untuk pembeli dan penjual mengenai kapan transaksi dimulai dan diproses.

• Status Proforma Invoice
  Karena dokumen ini bersifat sementara, maka beberapa perusahaan akan menampilkan status dari Proforma Invoice. Biasanya status yang ditampilkan adalah UNPAID/ Belum Membayar/ Belum Lunas dan sebagainya. Status ini untuk menenjukkan bahwa belum terjadi proses transaksi diantara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
• Detail Informasi Produk atau Jasa
  Semua jenis invoice pastinya akan memuat detail informasi produk atau jasa yang dibeli. Mulai dari nama produk, harga per produk, total harga yang harus dibayarkan, hingga komponen pembayaran lainya seperti biaya administasi, tarif pajak.
• Informasi Tambahan
  Biasanya beberapa perusahaan akan menambahkan informasi yang sekiranya perlu untuk diberitahukan kepada pembeli. Seperti informasi penjualan dan juga pemasaran. Sehingga, seluruh pihak bisa mendapatkan informasi penting terkait adanya aktivitas jual beli yang sedang berjalan.

Proforma Invoice VS Invoice

Meskipun dari istilahnya saja sama- sama invoice, namun ada beberapa perbedaan diantara keduanya. Berikut ini 5 perbedaan yang dapat ditemukan antara Proforma Invoice dan Invoice.

Baca Juga : Panduan Faktur Pajak

Manfaat Proforma Invoice

Selain memiliki fungsi administratif, proforma invoice juga memberikan berbagai manfaat praktis bagi perusahaan maupun pelanggan. Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan:

1. Meningkatkan Transparansi dengan Pelanggan

Dengan adanya proforma invoice, pelanggan bisa melihat detail barang atau jasa, harga, hingga syarat pembayaran sejak awal. Hal ini meningkatkan kepercayaan karena transaksi dilakukan secara transparan dan jelas.

2. Memudahkan Persetujuan Sebelum Transaksi

Sebelum invoice resmi diterbitkan, pembeli dapat mengecek isi proforma invoice terlebih dahulu. Jika ada hal yang perlu dikoreksi, perubahan bisa dilakukan tanpa menimbulkan masalah di kemudian hari. Ini membantu proses persetujuan lebih cepat dan efisien.

3. Menjadi Dasar Pembuatan Invoice Resmi

Proforma invoice dapat dijadikan acuan untuk membuat invoice final. Dengan begitu, risiko kesalahan penulisan harga, jumlah barang, atau informasi lainnya bisa diminimalkan.

4. Mengurangi Potensi Sengketa dengan Klien

Karena semua informasi sudah dituangkan di awal melalui proforma invoice, baik penjual maupun pembeli memiliki pegangan yang sama. Hal ini membantu mengurangi risiko perselisihan, terutama dalam transaksi bernilai besar atau kontrak jangka panjang.

Kapan Proforma Invoice Digunakan?

Tidak semua transaksi membutuhkan proforma invoice. Namun, dalam situasi tertentu dokumen ini menjadi sangat penting untuk memperlancar proses bisnis. Berikut beberapa kondisi di mana proforma invoice biasanya digunakan:

1. Dalam Transaksi Internasional (Ekspor-Impor)

Proforma invoice sering dipakai dalam perdagangan lintas negara. Dokumen ini digunakan sebagai syarat administrasi bea cukai untuk menghitung biaya pajak, asuransi, maupun ongkos kirim sebelum barang dikirim.

2. Saat Klien Butuh Detail Harga Sebelum Invoice Resmi

Banyak perusahaan atau individu yang meminta proforma invoice sebagai gambaran awal. Dengan begitu, mereka bisa menyiapkan anggaran sebelum menerima invoice resmi dari penjual.

3. Untuk Pengajuan Pembayaran Awal (Down Payment)

Dalam proyek besar, proforma invoice kerap dijadikan dasar pengajuan pembayaran awal atau DP (Down Payment). Hal ini memberikan kepastian kepada penjual sekaligus meyakinkan pembeli tentang rincian biaya.

4. Dalam Proses Tender atau Penawaran

Proforma invoice juga bisa digunakan saat perusahaan mengikuti tender atau lelang proyek. Dokumen ini menjadi bukti penawaran harga resmi yang lebih rinci dibanding sekadar quotation.

Sekarang Proforma Invoice Digunakan di DomaiNesia

Mulai tanggal 3 Januari 2022, DomaiNesia telah memberlakukan Proforma Invoice sebagai tagihan sementara sebelum pelanggan melakukan pembayaran. Tenang saja DomaiNesians! Adanya Proforma Invoice ini tidak akan mengganggu proses order layanan. Yang harus kamu lakukan hanya membayar sesuai dengan nominal yang ada di Proforma Invoice sebelum tanggal yang tertera pada Proforma Due Date. Setelah pembayaran berhasil, maka layanan yang kamu beli akan siap digunakan. Tidak hanya itu, kamu juga akan mendapatkan invoice resmi dari DomaiNesia. Ingin membangun website hanya dalam sekali klik? Langsung saja ikuti Panduan Instant Deploy DomaiNesia.