ERP Adalah : Mengenal Apa itu ERP Hingga Perbedaan ERP dengan Financial

Enterprise Resource Planning  atau disebut dengan ERP adalah sebuah sistem yang mengumpulkan dan mengatur data bisnis melalui berbagai program yang terhubung satu sama lain. Secara sederhana, ERP adalah aplikasi yang membantu otomatisasi proses bisnis, mengontrol dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber.  Secara fungsi, fungsi ERP adalah mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Yuk, kenali fungsi ERP hingga kekurangan dan kelebihan ERP!

ERP Adalah

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sebuah sistem yang mengumpulkan dan mengatur data bisnis melalui berbagai program yang terhubung satu sama lain.

Secara sederhana, ERP adalah aplikasi yang membantu otomatisasi proses bisnis, mengontrol dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Informasi yang dikumpulkan meliputi data keuangan, produksi, rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia (SDM).

Setelah semua informasi ini terkumpul dalam satu tempat, para manajer perusahaan dapat menganalisis strategi, meningkatkan proses, dan meningkatkan efisiensi untuk mencapai tujuan perusahaan. 

ERP juga membantu perusahaan menghemat biaya dan waktu karena data yang dibutuhkan lebih mudah diakses. Perusahaan dapat meningkatkan penggunaan sumber daya mereka, baik untuk produksi maupun manajemen kepegawaian.

Awalnya, ERP digunakan di industri manufaktur dengan model Economic Order Quantity (EOQ) dan penjadwalan manual berbasis kertas. Namun, seiring berjalannya waktu, sistem tersebut digantikan oleh sistem Material Resource Planning (MRP) dan MRP II.

ERP modern mulai digunakan di perusahaan pada tahun 1990-an sebagai software terintegrasi untuk operasi bisnis sehari-hari.

Sistem ERP adalah alat digital yang memungkinkan perusahaan mengelola rantai pasokan, mengontrol inventaris, mengotomatisasi akuntansi, dan masih banyak lagi.

Saat ini, ERP adalah biasa digunakan di berbagai industri dan tersedia dalam berbagai platform, termasuk platform berbasis Cloud.

Cara Kerja ERP

Sistem ERP adalah bekerja dengan cara menggunakan aturan data standar dan memungkinkan informasi dari satu departemen tersedia untuk semua orang dalam bisnis. Struktur data seragam ini membantu semua orang mendapatkan informasi yang sama.

Misalnya, sebuah rantai distribusi makanan lokal dengan banyak lokasi berbagi data penjualan, persediaan, dan karyawan ke dalam sistem ERP. Data ini dikelola untuk menunjukkan asalnya dari masing-masing lokasi.

Data real-time yang diperoleh digunakan dalam berbagai proses bisnis dan alur kerja di berbagai departemen. Para pemimpin dapat membandingkan kinerja lokasi untuk menghindari pembusukan dan mencari penyebabnya.

Bagian operasional memastikan tingkat kepegawaian sesuai dengan pola lalu lintas. Bagian keuangan membandingkan penjualan dengan biaya sewa untuk membantu para eksekutif membuat keputusan tentang konsolidasi.

Sistem ERP memberikan manfaat terbaiknya ketika perusahaan memiliki modul untuk setiap fungsi bisnis utama dan memastikan entri data yang tepat waktu dan akurat.

Semakin banyak pemangku kepentingan yang memiliki akses ke sistem, semakin baik. Integrasi dengan sistem bisnis lain memungkinkan data mengalir otomatis ke dalam ERP untuk memperoleh manfaat dari setiap proses atau alur kerja.

Baca Juga: Blockchain adalah Terobosan Baru untuk Mengubah Dunia! Apa Benar?

Fungsi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) memiliki fungsi yang penting dalam mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis dalam sebuah perusahaan.

Penggunaan sistem ERP adalah memungkinkan berbagai departemen di perusahaan dapat terhubung dalam satu platform yang terintegrasi, memungkinkan data dan informasi saling berbagi secara efisien.

Berikut adalah beberapa poin lebih lanjut mengenai fungsi ERP:

Meningkatkan Akurasi dan Produktivitas

ERP dapat mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis, yang berarti bahwa ERP menggabungkan dan mengotomatisasi langkah-langkah dalam pekerjaan perusahaan.

Melalui cara ini, kamu dapat menghindari adanya tumpang tindih atau pengulangan yang tidak perlu, serta meningkatkan ketepatan dan efisiensi.

Selain itu, ketika departemen yang terkait bekerja bersama secara terintegrasi, mereka dapat menyesuaikan pekerjaan mereka dengan lebih baik, sehingga hasil yang dicapai menjadi lebih cepat dan lebih baik.

Meningkatkan pelaporan

Beberapa bisnis mendapatkan manfaat dari pelaporan data yang diperbarui secara real-time melalui satu sistem pusat.

Pelaporan yang akurat dan lengkap membantu perusahaan dalam merencanakan, menganggarkan, memperkirakan, dan berkomunikasi tentang situasi operasional secara tepat kepada organisasi dan pihak yang berkepentingan, seperti pemegang saham.

Meningkatkan Efisiensi

ERP memungkinkan bisnis untuk dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan oleh klien, vendor, dan mitra bisnis.

Hal ini berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan, dengan waktu respons yang lebih cepat, serta tingkat akurasi yang lebih tinggi.

Selain itu, biaya yang terkait dengan operasional bisnis seringkali berkurang karena perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien.

Meningkatkan Kerjasama

Penggunaan ERP juga memungkinkan departemen dapat lebih mudah bekerja sama dan berbagi pengetahuan.

Hal ini memungkinkan sinergi di antara tenaga kerja yang berbeda dan dapat meningkatkan produktivitas serta kepuasan karyawan.

Karyawan dapat melihat bagaimana setiap kelompok berkontribusi pada misi dan visi perusahaan. Selain itu, tugas-tugas kasar dan manual dihilangkan, sehingga karyawan dapat menggunakan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih berarti.

Jenis ERP

Berikut ini jenis ERP adalah sebagai berikut :

ERP On Premise

ERP On Premise adalah jenis software ERP yang diinstal dan digunakan secara langsung dalam perangkat komputer di perusahaan. Artinya, sistem ini berada dalam infrastruktur perusahaan, bukan di cloud atau server eksternal.

ERP On Premise dirancang untuk bisa digunakan oleh berbagai ukuran perusahaan, tetapi umumnya lebih cocok untuk perusahaan kecil dan menengah.

Keuntungan menggunakan ERP On Premise adalah bahwa perusahaan memiliki kendali penuh atas sistem dan data mereka karena semuanya berada di dalam jaringan perusahaan sendiri.

Hal ini juga memberikan akses langsung ke data tanpa ketergantungan dari koneksi internet, sehingga dapat lebih cepat dan aman dalam mengakses informasi. 

ERP On Premise juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan dan mengkonfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis khusus mereka.

Namun, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan dengan menggunakan ERP On Premise.

Pertama, biaya pengadaan dan penerapan mungkin lebih tinggi karena perusahaan harus membeli lisensi dan mengelola infrastruktur IT sendiri.

Selain itu, pemeliharaan dan peningkatan sistem juga menjadi tanggung jawab perusahaan, yang dapat menuntut sumber daya dan biaya tambahan.

Open Source ERP

ERP open source adalah jenis perangkat lunak yang memberikan kebebasan kepada perusahaan untuk memeriksa, mengubah, dan meningkatkan kode sumbernya.

Adanya ERP open source memungkinkan perusahaan memiliki kesempatan untuk menyesuaikan aplikasi sesuai dengan kebutuhan kerja mereka. Misalnya, perusahaan dapat menambahkan fitur baru, memodifikasi alur kerja, atau mengintegrasikan ERP dengan sistem lain yang mereka miliki.

Selain itu, dengan adanya komunitas pengembang open source, perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan dan dukungan dari para ahli di seluruh dunia. H

al ini berarti ada banyak sumber daya dan solusi yang tersedia untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan ERP mereka. 

Namun, perlu dicatat bahwa menggunakan ERP open source juga memerlukan kemampuan teknis dan sumber daya yang memadai.

Mengubah kode sumber membutuhkan keahlian khusus, dan perusahaan harus mempertimbangkan biaya dan waktu yang terlibat dalam melakukan modifikasi. 

ERP Berbasis Cloud

ERP berbasis cloud adalah jenis perangkat lunak yang dapat diakses melalui layanan hosting Cloud. Jenis ERP ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data secara real-time selama mereka memiliki akses internet.

Biasanya, ERP berbasis cloud lebih sesuai untuk digunakan dalam perusahaan besar.

Berbasis cloud berarti bahwa aplikasi dan data berada di server jarak jauh, yang dapat diakses melalui internet dari berbagai perangkat seperti komputer, tablet, atau ponsel.

Jadi, tidak perlu menginstal perangkat lunak ERP secara langsung di perangkat di perusahaan. 

Keuntungan utama dari ERP berbasis cloud adalah fleksibilitas dan aksesibilitas. Sebab data dan aplikasi berada di cloud, karyawan dapat mengakses informasi dari mana saja selama mereka terhubung ke internet.

Hal ini memungkinkan kerja jarak jauh dan kolaborasi tim yang lebih mudah. Selain itu, ERP berbasis cloud juga mengurangi beban infrastruktur IT di perusahaan, karena perangkat lunak dan data di-hosting oleh penyedia cloud.

Sehingga, dapat menghemat biaya operasional dan membebaskan sumber daya IT untuk fokus pada hal-hal lain yang lebih strategis. Namun, keamanan data dari jenis ERP berbasis cloud perlu kamu pertimbangkan.

Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia cloud yang mereka gunakan memiliki standar keamanan yang tinggi dan perlindungan terhadap ancaman keamanan cyber. 

Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang menggabungkan dua model, yaitu on-premise dan berbasis Cloud.

Melalui penggabungan kedua model ini, perusahaan dapat memiliki fleksibilitas dalam mengelola ERP mereka.

Beberapa fungsi dan data mungkin lebih baik dikelola secara lokal (on-premise), sedangkan beberapa aspek lainnya dapat di-host di Cloud untuk akses lebih mudah dan skala yang lebih besar.

Melalui kombinasi ini, perusahaan dapat memanfaatkan keuntungan dari kedua model dan mengoptimalkan penggunaan ERP mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis dan infrastruktur teknologi yang dimiliki.

Perusahaan dapat memilih apa yang lebih cocok untuk mereka, dan ini bisa menjadi solusi yang efisien dan hemat biaya.

Kelebihan Menggunakan ERP

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ERP adalah menawarkan berbagai fungsi kaya yang memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Hampir semua perusahaan dengan berbagai ukuran telah mengadopsi perangkat lunak ini karena dapat meningkatkan kinerja secara signifikan.

Meskipun besarnya manfaat dari teknologi ini dapat berbeda-beda bagi setiap perusahaan, namun ada beberapa kelebihan utama yang diberikan oleh ERP:

Penghematan biaya

Salah satu proposisi kelebihan yang banyak dirasakan dari sistem ERP adalah kemampuannya untuk menghemat biaya bagi organisasi kamu dalam berbagai cara.

Melalui otomatisasi banyak tugas sederhana dan berulang, sistem ini membantu kamu dalam mengurangi risiko kesalahan dan mengurangi kebutuhan untuk menambah jumlah karyawan ketika bisnis masih dalam keadaan berkembang.

Selain itu, visibilitas lintas perusahaan memudahkan dalam mengidentifikasi inefisiensi yang dapat meningkatkan biaya operasional. 

Jika kamu dapat melihat secara menyeluruh, kamu akan merasa lebih mudah dalam mengoptimalkan penggunaan semua sumber daya, mulai dari tenaga kerja, inventaris, hingga peralatan, sehingga menghasilkan pengelolaan yang lebih efisien.

Khususnya, dengan adanya ERP berbasis cloud, perusahaan dapat menikmati nilai tambahan dari perangkat lunak ini melebihi investasi awal yang mereka keluarkan.

Akses ke cloud memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan infrastruktur IT mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan skalabilitas.

Visibilitas alur kerja

Adanya sistem ERP adalah sebagai penggabung semua alur kerja dan informasi dalam satu tempat, karyawan yang memiliki akses ke sistem dapat dengan mudah melihat status proyek dan kinerja dari berbagai fungsi bisnis yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Keuntungan dari visibilitas ini sangat berharga bagi manajer dan pemimpin dalam mengawasi progres dan hasil kerja. Pada tahun-tahun sebelumnya, mencari dokumen yang tepat dan meminta pembaruan dari rekan kerja bisa memakan waktu dan sangat menyulitkan.

Namun, dengan ERP, segala informasi yang diperlukan dapat diakses secara langsung, dengan cepat dan mudah. 

Pelaporan/analisis

Data-data yang ada dapat menjadi bermanfaat bagi perusahaan jika dianalisis dan dipahami dengan baik, dan disinilah peran penting ERP tersebut.

Sistem ERP terkemuka dilengkapi dengan alat pelaporan dan analitik yang canggih, memungkinkan pengguna untuk melacak dan memvisualisasikan berbagai Key Performance Indicator (KPI) serta menampilkan metrik atau perbandingan lainnya sesuai dengan kebutuhan mereka.

Adanya fitur analitik yang kuat dapat memungkinkan perusahaan untuk menggali wawasan dari data yang dikumpulkan oleh ERP. 

Data yang terkumpul meliputi berbagai aspek, mulai dari penjualan, produksi, persediaan, hingga keuangan dan SDM. Pengguna dapat melakukan analisis mendalam untuk memahami tren, pola, atau hubungan yang mungkin tersembunyi di balik angka-angka tersebut.

Tidak hanya itu, keunggulan ERP juga terletak pada integrasi yang komprehensif. Semua data dan proses terkait saling terhubung dalam satu sistem, memungkinkan perusahaan untuk melihat dampak dari perubahan atau masalah di satu departemen terhadap seluruh perusahaan.

Misalnya, ketika ada perubahan proses di departemen produksi, ERP akan mencatatnya dan menghubungkannya dengan data penjualan, persediaan, dan keuangan untuk memahami bagaimana perubahan tersebut berdampak pada bagian lain perusahaan.

Wawasan/kecerdasan bisnis

Kemampuannya ERP dalam mengakses data secara real-time dari seluruh perusahaan, membuka peluang untuk mengungkap tren dan pola yang berdampak signifikan, serta memberikan wawasan bisnis yang mendalam.

Kemampuan ini menjadi aset berharga bagi para pemimpin organisasi dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Pada dunia bisnis yang terus berubah dengan cepat, memiliki data yang up-to-date dan akurat sangat penting.

Para pemimpin organisasi dapat merespons perubahan pasar dengan cepat, mengambil keputusan taktis untuk mengatasi tantangan yang muncul, atau bahkan mengidentifikasi peluang baru untuk pertumbuhan bisnis.

Kepatuhan peraturan dan keamanan data

Standar pelaporan keuangan dan peraturan keamanan data yang berlaku dalam industri dan pemerintahan seringkali mengalami perubahan, dan hal ini dapat menjadi tantangan bagi perusahaan.

Namun, ERP dapat membantu perusahaan kamu tetap aman dan mematuhi peraturan yang berlaku. Sistem ERP menyediakan jejak audit yang mendetail dengan melacak seluruh siklus hidup setiap transaksi, termasuk memastikan kepatuhan terhadap alur kerja persetujuan yang diperlukan.

Bisnis dapat mengurangi risiko kesalahan dan ketidakpatuhan yang terkait dengan proses manual. Hal ini menjadi sangat penting karena laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu sangat diperlukan untuk tujuan audit dan komplain. 

Selain itu, bagi perusahaan yang menggunakan ERP berbasis SaaS (Software as a Service), kepatuhan terhadap peraturan seperti PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) juga dapat lebih mudah diimplementasikan.

Perangkat lunak ERP berbasis SaaS biasanya telah dilengkapi dengan fitur-fitur keamanan yang memenuhi standar kepatuhan PCI-DSS, sehingga perusahaan dapat lebih percaya diri dalam menjaga keamanan data pelanggan dan informasi sensitif lainnya.

Manajemen Resiko

Teknologi ERP memiliki peran penting dalam mengurangi risiko dalam beberapa aspek bisnis. Berikut adalah beberapa cara di mana ERP membantu meminimalkan risiko:

Kontrol Akses dan Alur Kerja Persetujuan yang Terperinci

Pada sistem ERP, perusahaan dapat menentukan kontrol akses terperinci, artinya setiap karyawan hanya memiliki akses ke data dan fungsi yang relevan dengan tugas mereka.

Selain itu, ERP adalah memungkinkan penentuan alur kerja persetujuan yang jelas, yang diperlukan untuk setiap transaksi atau tindakan tertentu. Hal ini membantu memperkuat kontrol keuangan dan mengurangi potensi penipuan atau penggelapan dana.

Data yang Lebih Akurat dan Penghindaran Kesalahan

Adanya integrasi data yang komprehensif dalam ERP, kesalahan manusia dapat dihindari karena data yang dimasukkan akan terekam secara otomatis di seluruh sistem.

Misalnya, ketika data penjualan, persediaan, atau keuangan diinput dengan akurat, perusahaan dapat menghindari kehilangan penjualan atau denda karena ketidaksesuaian data.

Akurasi data ini juga membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan berdasarkan fakta.

Visibilitas Operasional yang Lebih Baik

Salah satu keunggulan utama ERP adalah memberikan visibilitas yang komprehensif terhadap seluruh operasional perusahaan.

Perusahaan yang memiliki gambaran jelas tentang semua aspek bisnis, termasuk proses produksi, persediaan, dan penjualan, karyawan dapat dengan cepat mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul akibat gangguan bisnis.

Melalui pemahaman status operasional secara real-time, perusahaan dapat merespons dan mengatasi risiko dengan cepat dan efisien.

Keamanan data

Para penyedia ERP adalah memahami betapa pentingnya data yang disimpan dalam sistem mereka, terutama data yang bersifat penting dan sensitif bagi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan keamanan data tersebut.

Keamanan data ini menjadi semakin krusial karena volume dan skala serangan siber terus meningkat dari waktu ke waktu. Khususnya perangkat lunak ERP berbasis cloud yang dikelola oleh vendor, yang menempatkan keamanan sebagai prioritas utama.

Vendor biasanya menerapkan protokol keamanan mutakhir untuk melindungi data perusahaan kamu dari ancaman siber yang beragam dan merusak.

Vendor berkomitmen untuk menjaga keamanan infrastruktur dan aplikasi ERP mereka, termasuk lapisan keamanan yang kuat untuk melindungi data saat transit maupun saat berada di server mereka. 

Beberapa langkah keamanan yang diambil oleh penyedia ERP termasuk enkripsi data, otorisasi akses terperinci, dan sistem deteksi intrusi yang canggih. Enkripsi data mengamankan informasi sensitif dengan mengubahnya menjadi kode teracak yang hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki izin.

Otorisasi akses yang ketat memastikan bahwa hanya pengguna yang sah dan berwenang yang dapat mengakses data tertentu. Selain itu, sistem deteksi intrusi memonitor setiap aktivitas dalam sistem dan dapat mendeteksi upaya masuk yang mencurigakan atau mencurigakan.

Penerapan langkah keamanan ini memungkinkan penyedia ERP untuk merespons secara cepat dan mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman keamanan sebelum menyebabkan kerusakan lebih lanjut. 

Seluruh langkah keamanan tersebut diterapkan dan dikelola oleh tim ahli keamanan yang berdedikasi. Tim ini terus memperbarui dan mengoptimalkan protokol keamanan mereka untuk menghadapi tantangan keamanan yang selalu berkembang.

Fokus pada keamanan membantu perusahaan kamu tetap produktif dan beroperasi dengan lancar tanpa gangguan dari serangan siber yang berbahaya.

Kolaborasi

Kolaborasi merupakan kunci keberhasilan tim dalam sebuah perusahaan. Ketika karyawan bekerja bersama secara efektif, sinergi tercipta, dan perusahaan dapat mencapai hasil yang lebih baik.

Pada konteks ini, ERP adalah memiliki peran yang sangat penting dalam memfasilitasi berbagi informasi di antara tim. ERP menyediakan platform terpadu yang memungkinkan berbagai departemen dan tim untuk berkolaborasi dengan mudah.

Data-data penting seperti pesanan pembelian, kontrak, dan catatan dukungan pelanggan dapat diakses dan dibagikan di antara berbagai fungsi bisnis.

Sebagai contoh, ketika departemen penjualan memasukkan data pesanan pembelian ke dalam ERP, departemen persediaan dapat segera melihatnya dan melakukan persiapan persediaan yang diperlukan.

Demikian juga, tim dukungan pelanggan dapat langsung melihat catatan dukungan pelanggan terbaru yang diinput oleh departemen layanan pelanggan. 

Adanya akses yang sesuai ke data real-time memungkinka karyawan dari berbagai departemen untuk dapat melihat informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Hal ini dapat meruntuhkan tembok antar departemen dan menciptakan sinergi di dalam perusahaan.

Selain itu, keterbukaan dan transparansi dalam berbagi informasi di antara tim membantu dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih tepat waktu.

Skalabilitas

Keberhasilan suatu perusahaan sangat tergantung pada kemampuan sistem ERP yang digunakan untuk berkembang dan beradaptasi dengan kebutuhan yang berubah dari waktu ke waktu.

Sistem ERP yang tepat harus memiliki skalabilitas yang baik dan cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tidak hanya saat ini tetapi juga di masa mendatang.

Salah satu keunggulan utama dari sistem ERP berbasis cloud adalah kemampuannya untuk diskalakan dengan mudah. Pada lingkungan bisnis yang selalu berubah dan berkembang, kebutuhan data dan permintaan untuk akses informasi terus meningkat.

Dalam hal ini, sistem cloud mampu mengatasi perubahan operasional kecil maupun besar dengan cepat dan tanpa mengalami gangguan layanan.

Ketika perusahaan tumbuh dan jumlah data yang ditangkap semakin besar, sistem cloud akan dapat menyesuaikan diri dengan peningkatan tersebut tanpa mempengaruhi kinerja keseluruhan. 

Fleksibilitas

Perangkat lunak ERP tidak hanya membantu bisnis mengadopsi praktik terbaik, tetapi juga memberikan fleksibilitas untuk mendukung proses dan tujuan yang unik dari perusahaan itu sendiri.

Sistem ini memberikan kemampuan bagi administrator untuk membangun alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan laporan otomatis yang sangat penting bagi berbagai departemen dan para eksekutif.

Kemampuan untuk menyesuaikan alur kerja adalah salah satu fitur paling berharga dari ERP. Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda dan mungkin memiliki kebutuhan yang unik untuk mengatur alur kerja mereka. 

Melalui penggunaan ERP, administrator dapat dengan mudah mengkonfigurasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

Sehingga, ERP tidak hanya mengotomatisasi proses yang ada, tetapi juga membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi operasi. Selain itu, fitur laporan otomatis dalam ERP sangat penting dalam mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat.

Data yang disimpan dalam sistem dapat dengan mudah diolah dan disajikan dalam bentuk laporan yang sesuai dengan kebutuhan berbagai departemen dan para eksekutif. 

ERP juga berperan dalam meningkatkan inovasi dan kreativitas dalam organisasi. Adanya kebebasan karyawan dari tugas-tugas rutin dan memakan waktu, memungkinkan mereka memiliki lebih banyak waktu dan ruang untuk berfokus pada aktivitas yang lebih bernilai tambah dan kreatif.

Sistem yang terintegrasi juga memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim dan departemen, memungkinkan ide-ide baru dan inovatif untuk berkembang. .

Kustomisasi

ERP modern seringkali dapat menyediakan dukungan yang luas bagi banyak perusahaan tanpa perlu tambahan fungsionalitas. Namun, ada beberapa perusahaan yang memiliki proses bisnis khusus yang memerlukan tambahan fitur dan penyesuaian.

Jika perusahaan kamu memiliki banyak proses khusus, maka penting untuk mencari sistem ERP yang dapat diperluas agar dapat mengakomodasi kebutuhan unik perusahaan.

Sehingga, perusahaan dapat menyesuaikan ERP agar sesuai dengan proses bisnis yang unik dan memperkuat sistem agar lebih efektif dan efisien. 

Perlu diingat bahwa menambahkan fungsionalitas tambahan tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Sebelum memutuskan untuk melakukan penyesuaian, perusahaan harus melakukan evaluasi menyeluruh tentang proses bisnisnya.

Fungsionalitas prebuilt dan konfigurasi yang telah disediakan oleh solusi ERP modern biasanya didasarkan pada praktik terbaik yang telah dikumpulkan dari banyak perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya berusaha untuk meminimalkan penyesuaian dan memanfaatkan fitur-fitur yang sudah ada agar dapat mencapai efisiensi maksimal.

Manajemen pelanggan dan mitra

ERP tidak hanya berfungsi untuk memperkuat operasional internal perusahaan, tetapi juga berperan dalam memperkuat hubungan dengan mitra dan pelanggan.

Pada lingkup mitra perusahaan, ERP dapat memberikan wawasan yang penting tentang pemasok, operator pengiriman, dan penyedia layanan lainnya. Penggunaan sistem ERP berbasis cloud, memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan dengan mudah bertukar informasi dengan mitra bisnisnya.

Hal ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan nyaman dalam hal mengelola rantai pasokan, logistik, dan layanan lainnya. Data terkini tentang persediaan, pengiriman, dan performa pemasok dapat diakses secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih tepat dan menghadapi tantangan bersama-sama. 

Di sisi pelanggan, ERP juga berperan dalam memahami dan memantau kepuasan pelanggan. Solusi ERP dapat melacak tanggapan survei, tiket dukungan, pengembalian produk, dan berbagai interaksi pelanggan lainnya.

Data ini memberikan wawasan tentang tingkat kepuasan pelanggan, masalah yang perlu diatasi, serta kekuatan dan kelemahan dalam layanan yang diberikan.

Sehingga,  organisasi dapat lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, meningkatkan kualitas layanan, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan.

Selain itu, ERP juga berperan dalam memahami pola pembelian pelanggan dan preferensi mereka. Data tentang perilaku pembelian dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang penjualan lebih lanjut dan menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif.

Kekurangan Menggunakan ERP

Meskipun ERP membawa banyak kelebihan bagi perusahaan, ada beberapa tantangan yang mungkin dihadapi saat membangun kasus bisnis atau mengimplementasikannya.

Sebelum mengadopsi sistem ini, sangat penting untuk menyadari hambatan potensial yang mungkin terjadi agar dapat mempersiapkan diri dengan baik dan meredam keraguan dari para pemangku kepentingan.

Namun, kamu dapat menghindari banyak masalah ini dengan membuat rencana terperinci dan memilih vendor ERP yang tepat. Ketika mempersiapkan proyek ERP, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :

Biaya sistem

Sebelumnya, sistem ERP memiliki harga yang mahal untuk dibeli, diimplementasikan, dan dipelihara sehingga hanya perusahaan besar yang bisa mengaksesnya.

Namun, selama dua dekade terakhir, situasinya telah berubah. Meskipun masih memerlukan investasi waktu dan dana, teknologi ERP adalah menjadi lebih terjangkau berkat dua faktor utama: sistem SaaS (Software as a Service) dengan biaya berulang dan solusi yang dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah.

Kehadiran sistem SaaS telah mengubah model biaya ERP tradisional. Sebagai pengguna, kamu tidak perlu lagi membeli lisensi perangkat lunak secara langsung, yang biasanya memiliki biaya awal yang besar.

Sebaliknya, kamu membayar biaya berulang (misalnya bulanan atau tahunan) untuk mengakses perangkat lunak yang di-host di cloud. Hal ini mengurangi beban biaya awal dan memudahkan akses bagi perusahaan dengan anggaran yang lebih terbatas. 

Perlu pelatihan

ERP memerlukan waktu untuk dipahami dan dikuasai. Baik hampir semua karyawan perlu mendapatkan tingkat pelatihan tertentu untuk menggunakan perangkat lunak ini.

Pada awalnya, mungkin ada beberapa penolakan atau ketidaknyamanan, tetapi seiring berjalannya waktu, rasa enggan tersebut akan menghilang ketika orang mulai menyadari manfaat teknologi ini bagi pekerjaan mereka.

Perlu diingat bahwa ERP yang lebih baru cenderung lebih intuitif dan ramah pengguna. Artinya, tuntutan untuk pelatihan yang ekstensif bisa berkurang, dan tingkat adopsi oleh karyawan meningkat. 

Adanya antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan, orang akan lebih cepat terbiasa dengan sistem dan dapat memanfaatkan fitur-fitur yang ditawarkan dengan lebih efektif.

Memastikan pelatihan yang tepat dan memberikan dukungan yang memadai bagi karyawan selama proses transisi dapat membantu mengatasi hambatan dan mempercepat adaptasi terhadap teknologi ERP.

Pengalaman yang positif dalam menggunakan ERP akan semakin meningkatkan kepercayaan dan penerimaan karyawan terhadap teknologi ini.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan manfaat dari investasi dalam ERP dan mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi dalam operasionalnya.

Biaya konversi data

Ketika beralih ke sistem ERP baru, mungkin kamu perlu mengubah beberapa data agar sesuai dengan format yang diterima oleh platform baru tersebut. Proses ini dapat menyebabkan biaya dan penundaan yang tidak terduga.

Oleh karena itu, sangat penting untuk meninjau database kamu dengan seksama sebelum implementasi. Kerjasama dengan tim TI kamu atau mitra integrasi juga krusial dalam mengidentifikasi potensi masalah kompatibilitas data sejak awal.

Dengan demikian, kamu dapat mengantisipasi tantangan yang mungkin muncul dan menyusun rencana implementasi ERP yang komprehensif.

Memasukkan upaya konversi data ke dalam rencana implementasi akan membantu meminimalkan risiko dan memastikan transisi yang mulus ke sistem ERP baru. 

Kompleksitas

Sistem ERP memiliki banyak fitur dan bagi sebagian tenaga kerja, hal itu bisa menjadi menakutkan. Namun, perlu diingat bahwa perangkat lunak ERP yang tersedia saat ini jauh lebih mudah digunakan daripada sistem lama.

Hal ini karena vendor ERP sekarang fokus pada meningkatkan pengalaman pengguna. Vendor berupaya untuk membuat antarmuka sistem lebih intuitif dan ramah pengguna, sehingga karyawan dapat dengan mudah mengakses dan menggunakan fitur-fitur yang mereka butuhkan.

Karyawan hanya perlu mengakses modul dan dasbor yang relevan dengan pekerjaan mereka, sehingga mengurangi kompleksitas dan memudahkan pendekatan terhadap sistem ERP.

Meskipun sistem ERP dapat memiliki banyak fitur, pelatihan menyeluruh akan sangat membantu meredam kekhawatiran tentang kompleksitas tersebut.

Adanya pelatihan yang memadai, karyawan akan lebih percaya diri dalam menggunakan perangkat lunak ini dan dapat memanfaatkan fitur-fiturnya dengan lebih efektif.

Pemeliharaan

Sebelumnya, pemeliharaan sistem ERP merupakan pengeluaran besar yang membuat bisnis berpenghasilan rendah ragu untuk mengadopsinya. Selain harus memiliki staf TI untuk menangani perbaikan, keamanan, dan peningkatan sistem, perusahaan juga harus membayar vendor atau penyedia layanan pihak ketiga untuk membantu tugas-tugas tersebut.

Namun, hal ini berubah dengan munculnya sistem ERP berbasis SaaS (Software as a Service). Pada sistem SaaS, penyedia ERP yang terpercaya akan mengambil alih seluruh pemeliharaan sistem secara keseluruhan.

Mereka secara berkala melakukan pembaruan dan pemeliharaan di belakang layar untuk semua pelanggan mereka, termasuk perusahaan kamu, dan ini sudah termasuk dalam biaya langganan.

Oleh karena itu, kamu tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk pemeliharaan dan dapat fokus pada bisnis inti kamu. Tentu saja, penting untuk memilih penyedia ERP SaaS yang handal dan terpercaya.

Pastikan untuk melakukan penelitian menyeluruh dan memastikan bahwa penyedia ERP yang kamu pilih benar-benar menawarkan sistem SaaS yang dikelola dengan baik. 

Tidak memecahkan masalah proses dan kebijakan

Jika kamu memiliki proses bisnis yang rawan kesalahan atau tidak efisien, sistem ERP tidak akan secara otomatis memperbaikinya, meskipun dapat meningkatkan tingkat akurasi.

Namun, ERP dapat membantu kamu mengidentifikasi masalah dalam operasi kamu dan menjadi titik awal untuk memikirkan cara yang lebih baik dalam menjalankan bisnis kamu.

Hal yang sama berlaku untuk kebijakan atau aturan yang ada dalam organisasi kamu. ERP dapat membantu kamu mengidentifikasi kebijakan yang mungkin menahan kemajuan atau menciptakan hambatan dalam operasi bisnis.

Setelah masalah teridentifikasi, maka terserah kamu untuk menyesuaikan dan mengkonfigurasi sistem ERP agar mendukung cara yang lebih baik dalam melakukan bisnis.

Penting untuk diingat bahwa ERP hanyalah alat, dan kesuksesan penerapannya tergantung pada bagaimana kamu menggunakannya dan beradaptasi dengan kebutuhan unik dari perusahaan kamu

Perbedaan ERP dengan Financial

ERP (Enterprise Resource Planning) dan finansial adalah dua konsep yang berbeda dalam dunia bisnis. Berikut adalah perbedaan utama antara ERP dan finansial:

Secara Definisi

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perangkat lunak yang mencakup berbagai proses bisnis di seluruh perusahaan, termasuk financial.

Financial adalah fungsi bisnis yang berkaitan dengan departemen keuangan suatu organisasi dan termasuk modul untuk akuntansi, hutang-piutang, manajemen biaya, dan lain-lain.

Secara Cakupan

ERP adalah mencakup banyak proses bisnis, termasuk keuangan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, manufaktur, dan lain-lain.

Financial fokus pada manajemen keuangan, akuntansi, dan laporan keuangan.

Secara Persyaratan Pelaporan

Perangkat lunak keuangan dalam ERP digunakan untuk mematuhi persyaratan pelaporan badan pengatur, seperti International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS) dan Generally Accepted Accounting Principles in the United States (GAAP).

Untuk organisasi publik, perangkat lunak financial harus dapat menghasilkan laporan keuangan berkala untuk regulator seperti US Securities and Exchange Commission (SEC) dan European Securities and Markets Authority (ESMA).

Beli Email Hosting

Secara Integrasi

ERP adalah terintegrasi dengan aplikasi front-office, seperti CRM, untuk membangun pandangan pelanggan yang holistik.

Financial fokus pada manajemen keuangan dan pelaporan keuangan.

Secara Teknologi Mendatang

Aplikasi ERP berbasis cloud sering disematkan dengan teknologi generasi mendatang, seperti IoT, blockchain, AI, dan lain-lain.

Financial menggunakan teknologi pelaporan dan analitik untuk mematuhi persyaratan badan pengatur.

Secara Manajemen

Pengelolaan ERP sering melibatkan kemitraan dengan beberapa pemimpin eksekutif, termasuk CFO, CIO, dan COO.

Financial ditangani oleh departemen keuangan dan dipimpin oleh CFO.